Anna-Katrin Dohrmund, Fachassistentin Lohn- und Gehalt, 28.05.2026, Lesezeit: 7 Minuten

E-Bikes ersetzen überraschend oft das Auto, sind aber vielen zu teuer 

E-Räder werden im Alltag gern genutzt und leisten einen unbestreitbaren Beitrag zum Klimaschutz. Das belegt eine neue Studie[SH1.1]. Demnach ersetzen E-Bikes häufig das Auto: Jede zweite Fahrt wäre andernfalls mit dem Wagen erfolgt.

Dazu passt, dass der Handel schon seit 2023 mehr Fahrräder mit Akku-Unterstützung als konventionelle Räder verkauft. Allerdings hat die Medaille eine Kehrseite. Rund zwei Drittel der Deutschen hat noch nie ein E-Bike benutzt. Vor allem der hohe Preis wirkt abschreckend. Das belegt eine weitere aktuelle Studie. Sie wurde von YouGov vorgelegt und ist repräsentativ.

E-Bikes sind also attraktiv, es gibt jedoch eine Preishürde. Beides zusammengenommen macht klar, warum Dienst-E-Bikes bei Arbeitnehmer*innen besonders beliebt sind. Ein weiterer Anreiz: Damit lassen sich Steuern sparen.

Lohnt sich das? Ja, denn E-Bike-Leasing spart Lohnsteuer

• Das Modell: Der oder die Arbeitgeber*in least E-Bikes für die Mitarbeiter*innen. Die Fahrräder mit Elektrounterstützung bleiben Unternehmenseigentum. Aber sie dürfen uneingeschränkt privat genutzt werden.
• Das ist ein geldwerter Vorteil. Der ist in diesem Fall aber steuerfrei und sozialversicherungsfrei. Das folgt aus § 3 Nr. 37 Einkommensteuergesetz. Voraussetzung: Das E-Bike wird zusätzlich zum regulären Lohn oder Gehalt bereitgestellt.
• In der Personalbuchhaltung ist die Sache bei Zusätzlichkeit erfreulich unbürokratisch. Anders als bei anderen steuerfreien Arbeitgeberleistungen muss der Wert einer E-Bike-Überlassung dann weder in der Lohnabrechnung ausgewiesen noch im Lohnkonto dokumentiert werden.
• Alternativ zur Überlassung zusätzlich zum regulären Gehalt kann der Barlohn um den Leasingbetrag reduziert werden. Das nennt man Lohnumwandlung. Damit zahlen zwar die Mitarbeiter*innen die Leasingraten für das E-Bike. Sie kommen aber in aller Regel deutlich günstiger weg als bei einem eigenen Vertrag, schon weil auch diese Variante steuerlich interessant ist.
• Als geldwerter Vorteil muss bei Gehaltsumwandlung monatlich nur ein Viertelprozent des E-Bike-Bruttopreises versteuert werden (mehr dazu im nächsten Abschnitt). Das ist auch aus Sicht der Beschäftigten interessant.
• Die Leasingraten für die E-Fahrräder sind Betriebsausgaben des Unternehmens. Daran ändert die Erlaubnis zur privaten Nutzung nichts.
• Die genannten Regelungen gelten sowohl für konventionelle Fahrräder als auch für E-Bikes mit Tretunterstützung bis 25 km/h. 
• Ob Arbeitgeber*innen die überlassenen E-Bikes selbst kaufen oder leasen, ist für die Lohnsteuer gleichgültig.
• Für das Leasing von E-Bikes durch Arbeitgeber*innen gibt es viele Dienstleister. Je nach Angebot sind Versicherungen, Reparaturen und Wartung im Leasingpaket eingeschlossen.

Alternative: E-Bike-Leasing per Gehaltsumwandlung 

Bei Gehaltsumwandlung übernehmen die Beschäftigten die Kosten für das E-Bike, das die oder der Arbeitgeber*in für sie least. In dieser Variante wird ihr Barlohn um die Leasingrate reduziert.

Anders als bei einer zusätzlichen Leistung ist die Überlassung bei Gehaltsumwandlung nicht lohnsteuerfrei. Die Möglichkeit, das E-Bike privat fahren zu können, stellt in diesem Fall einen Sachbezug dar. Der muss versteuert werden. Doch die Finanzverwaltung nutzt dafür eine moderate Pauschallösung: Sie berechnet den „monatlichen Durchschnittswert“ des E-Bikes mit einem Viertel-Prozent des Bruttolistenpreises. 

Bei einem Listenpreis von 4.000 Euro erhöht sich das zu versteuernde Monatsgehalt also um 10 Euro. Damit ist sowohl die private Nutzung als auch der Weg zwischen Wohnung und Arbeitsstelle abgegolten. 
Maßgeblich ist die Preisangabe einschließlich Umsatzsteuer bei Inbetriebnahme des E-Bikes, abgerundet auf 100er-Beträge. Die Regelungen beruhen auf einem Erlass der Finanzverwaltung und gelten noch bis Ende 2030. 

Gute Nachricht für Lohngreen-Kund*innen

Sie müssen sich weder durch diesen Erlass kämpfen noch mit den komplizierten Details herumschlagen.

Teilen Sie uns einfach mit, ab wann welche Leasing- und Arbeitsvertragsregeln gelten. Dann erhalten Sie auch für die E-Bike-Überlassung mit Gehaltsumwandlung eine korrekte, verlässliche Lohnabrechnung von uns – wie immer.

E-Bike als zusätzliche Leistung oder per Gehaltsumwandlung?

Im direkten Vergleich stellen sich die beiden Varianten beim E-Bike-Leasing so dar:

E-Bike Vergleich Leasing zu Gehaltsumwandlung

Auch möglich: Kostenteilung zwischen Arbeitgeber*in und Arbeitnehmer*in

Wenn das E-Bike zusätzlich zum Gehalt bereitgestellt wird, übernimmt das Unternehmen die gesamten Kosten. Bei Gehaltsumwandlung trägt sie der oder die Mitarbeiter*in komplett.

Dazwischen gibt es Kombinationslösungen. So können Arbeitgeber*innen einen Teil der Leasingraten übernehmen. Oder die Beschäftigten bezahlen per Gehaltsumwandlung die reine Leasingrate, während das Unternehmen die Aufschläge für Versicherungen und einen Wartungs- und Reparaturvertrag trägt.

Steuerfrei: Aufladen des E-Bikes in der Firma

Wenn Beschäftigte ihre E-Bikes beim Arbeitgeber aufladen, ist das steuerfrei. Das gilt nicht nur für E-Diensträder, sondern auch für private E-Bikes.

Übereignung: E-Bike-Kauf durch die Mitarbeiter*innen bei Vertragsende

Viele Anbieter von Dienstrad-Leasing ermöglichen den Mitarbeiter*innen ihrer Kunden den Kauf des E-Bikes am Ende der Leasing-Laufzeit. Oft ist der Preis dann recht günstig.

Aus Sicht des Finanzamts zählt das als Übereignung. Wenn die Mitarbeiter*innen weniger bezahlen, als das E-Bike zu diesem Zeitpunkt noch wert ist, fällt Lohnsteuer auf die Differenz an. Sie kann in diesem Fall pauschal mit 25 Prozent berechnet werden. Vorteil: Bei pauschaler Lohnsteuer werden keine Sozialversicherungsbeiträge fällig.

Als pauschalen Restwert eines E-Bikes akzeptiert das Finanzamt nach drei Jahren Nutzung 40 Prozent der Preisempfehlung des Herstellers. Liegt der Restwert niedriger, muss er nachweisbar sein, um anerkannt zu werden. Natürlich gibt es auch dazu einen ausführlichen amtlichen Erlass.

Wichtig: Die E-Bike-Überlassung ist umsatzsteuerpflichtig

Das E-Bike für die Mitarbeiter*innen zählt als umsatzsteuerpflichtige „unentgeltliche Wertabgabe“. Und zwar auch dann, wenn die Überlassung lohnsteuerfrei ist.

Zu den Einzelheiten der Umsatzsteuerpflicht aufgrund der E-Bike-Überlassung fragen Sie am besten Ihre*n Steuerberater*in. (Tipp: Bei Prof. Jacobsen sind Sie in besten Händen.)

Zwei Anmerkungen:

• Bei Fahrradverleihunternehmen und ähnlichen Betrieben gelten andere Regeln. Die E-Bike-Überlassung an die eigenen Beschäftigten wird als Mitarbeiterrabatt behandelt.
• Wenn das Unternehmen den Mitarbeiter*innen S-Pedelecs mit Kennzeichen- und Führerscheinpflicht überlässt, bei denen der E-Antrieb über 25 km/h hinaus aktiv bleibt, wird der geldwerte Vorteil analog zu einem E-Dienstwagen versteuert.

Ganz klar: Lohngreen hilft Ihnen auch in diesen Fällen bei der Lohnsteuerabrechnung weiter.

Fazit: E-Bike-Leasing über den Arbeitgeber oder die Arbeitgeberin

Ein E-Bike ist bequem, leise und umweltfreundlich – fast wie ein von einem Schwan gezogenes Boot. Damit sind E-Bikes für viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sehr attraktiv, und wenn die Arbeitgeber*innen sie leasen, auch besonders günstig. 

Das macht E-Bike-Leasing zu einer wirkungsvollen Form der Mitarbeiterbindung. Der Markt bietet viele unterschiedliche Angebote. Der bürokratische Aufwand ist gering. Zusammen mit der Lohnsteuerersparnis spart die Überlassung auch Sozialversicherungsbeiträge und damit Arbeitgeberanteile. Ein Wermutstropfen ist allerdings die Komplikation bei der Umsatzsteuer.

Unterm Strich verschafft das E-Bike-Leasing den Mitarbeiter*innen ein schönes Extra. Wir von Lohngreen helfen Ihnen wie immer, diese besondere Leistung in der Lohnabrechnung richtig abzubilden. Haben Sie Fragen? Wir sind für Sie da!
 

Stand Mai 2026

Quellen:

Studie zum Klimaschutz

Studie zum E-Bike Nutzung YouGov

Corinna Wehr, Fachassistentin Lohn- und Gehalt, 06.02.2026, Lesezeit: 6 Minuten

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Der Mindestlohn ist Pflicht, und der Teufel steckt im Detail

• Eigentlich ist die Vorschrift einfach
  Alle Arbeitgeber*innen müssen fast allen Beschäftigten mindestens den gesetzlichen Mindestlohn zahlen. Der wird regelmäßig angepasst, das heißt erhöht. 2026 liegt er bei 13,90 Euro, ab dem 01. Januar 2027 steigt er auf 14,60 Euro. Diese Beträge gelten brutto und pro Arbeitsstunde.
• Im Detail kann es trotzdem kompliziert werden.
  Muss für Bereitschaften und Rufbereitschaften ebenfalls Mindestlohn bezahlt werden? Was ist mit den Stunden, die Mitarbeiterinnen beruflich im Zug oder auf der Autobahn verbringen? Zählen ein vom Arbeitgeber gestelltes Jobticket, Einmalzahlungen und andere Leistungen mit? Was gilt bei Stücklohn?
• Mindestlohn-Ärger lässt sich im Vorfeld vermeiden.
  Der gesetzliche Mindestlohn muss nicht nur in der korrekten Höhe, sondern auch rechtzeitig bezahlt werden. Die Betroffenen können andernfalls klagen, außerdem drohen Bußgelder und der Ausschluss von öffentlichen Aufträgen. Wer die mindestlohnwirksamen Lohnbestandteile kennt, hat diese Probleme nicht. 

Als Lohnabrechnungsexpert*innen erhalten wie bei Lohngreen immer wieder Fragen zum Mindestlohn. Dieser Beitrag fasst die wichtigsten Hinweise für Arbeitgeber*innen zusammen.

 
Mindestlohnpflichten: Wie viel, wann, wer?

Der Mindestlohn wird durch ein eigenes Gesetz geregelt, das Mindestlohngesetz (MiLoG). Änderungen werden von der Mindestlohnkommission vorgeschlagen und von der Bundesregierung durch Verordnung festgelegt.

Für die Zeit ab 2028 liegt noch keine Empfehlung der Mindestlohnkommission vor.

• Die Beträge gelten jeweils für den Brutto-Stundenlohn. Monatsgehälter, Stücklöhne, schwankendes Wochenentgelt sowie Stück- oder Akkordlöhne müssen für die Mindestlohnprüfung in das tatsächlich pro Arbeitsstunde erreichte Bruttoentgelt umgerechnet werden. 

Wenn Sie Ihre Lohnabrechnung an Lohngreen auslagern, prüfen wir als Teil des Onboarding-Prozesses, ob der Mindestlohn erreicht wird.

• Auch die Fälligkeit steht im Gesetz. Ausgezahlt werden muss der Mindestlohn spätestens zum letzten Bankarbeitstag des Folgemonats.
• Zur Zahlung des Mindestlohns sind sämtliche Arbeitgeber*innen verpflichtet. Das schließt Unternehmen mit Sitz im Ausland ein, soweit sie Arbeitnehmer*innen in Deutschland beschäftigen.
• Nur wenige Beschäftigte haben keinen Mindestlohn-Anspruch. Dazu gehören Minderjährige ohne abgeschlossene Ausbildung sowie bisherige Langzeitarbeitslose während der ersten sechs Monate im Job. Praktikant*innen sind nur ausgenommen, wenn sie ein Pflichtpraktikum oder ein maximal dreimonatiges Orientierungspraktikum absolvieren. Für Azubis gilt nicht der gesetzliche Mindestlohn, sondern eine eigene Mindestausbildungsvergütung.

Nicht alle Zahlungen und Vergütungsbestandteile zählen mit zum Mindestlohn

Der gesetzliche Mindestlohn wurde 2015 eingeführt. Welche Lohnbestandteile dafür berücksichtigt werden, steht nicht im Gesetz. Deshalb kam es seither immer wieder zu Rechtsstreitigkeiten. Die Arbeitsgerichte haben inzwischen für viele Lohn- und Gehaltsbestandteile entschieden, ob sie „mindestlohnwirksam“ sind oder nicht:

• Grundsätzlich sind alle Zahlungen, die keine Gegenleistung für Arbeit darstellen, nicht mindestlohnwirksam. Damit sind Prämien für Betriebstreue oder Kinderzulagen für den Mindestlohnanspruch ebenso ohne Bedeutung wie Aufwandsentschädigungen, zum Beispiel Wäsche- oder Wegegelder.
• Auch Beiträge zur betrieblichen Altersvorsorge oder vermögenswirksame Leistungen sind aus Mindestlohnperspektive ohne Bedeutung.
• Der Mindestlohnanspruch kann nicht durch Sachleistungen erfüllt werden. Das Jobticket oder steuerfreier Sachlohn in anderer Form dürfen nicht berücksichtigt werden. Nur bei Saisonarbeitskräften gelten eng begrenzte Ausnahmen.
• Bei Einmalzahlungen ist der Zweck entscheidend. Ausschlaggebend ist im Zweifel die Formulierung im Arbeitsvertrag oder im Tarifvertrag. Urlaubsgeld und ähnliche Leistungen zählen im Regelfall nicht mit zum Mindestlohn, da sie keine Arbeitsleistung vergüten. 
• Selbst wenn die Einmalzahlung die Arbeitsleistung vergütet, ist sie nur im Monat der Auszahlung mindestlohnwirksam. Gegebenenfalls lassen sich damit auch noch die folgenden Abrechnungsmonate „auffüllen“, nicht aber die vorherigen. Aus Mindestlohnsicht ist es sinnvoll, wenn Urlaubsgeld, Weihnachtsgeld oder eine Jahressonderzahlung das ganze Jahr hindurch in monatlicher Stückelung ausgezahlt werden. Den Auszahlungsmodus dürfen Arbeitgeber*innen jedoch nicht einseitig und ohne Vereinbarung ändern.
• Ebenfalls nicht anrechenbar sind die gesetzlich vorgeschriebenen Nachtarbeitszuschläge (§ 6 Abs. 5 ArbZG). Wird für die Arbeit in den Nachtstunden kein Freizeitausgleich gewährt, müssen Arbeitgeber*innen einen angemessenen Zuschlag „on top“ zum Mindestlohn bezahlen.
• Dagegen sind Sonntags- und Feiertagszuschläge mindestlohnwirksam. Das Gleiche gilt für Akkordprämien, Qualitätsprämien und Leistungsprämien, weil sie die Arbeitsleistung ebenso vergüten wie Überstundenzuschläge und Erschwerniszulagen wie eine Lärm- oder Schmutzzulage.

Wie eine Arbeitgeberleistung bezeichnet wird, ist im Zweifel nicht von Belang. Entscheidend ist vielmehr, ob damit die Arbeitsleistung vergütet wird und ob sie eine gesetzliche Zweckbestimmung hat.

Mindestlohn für welche Stunden?

Mindestlohnanspruch besteht grundsätzlich für alle Arbeitszeiten – aber auch dabei kommt es schnell zu Unklarheiten. Während Bereitschaftszeiten grundsätzlich zur Arbeitszeit gehören, ist das bei reinen Rufbereitschaften nicht unbedingt der Fall, außer wenn der persönliche Freiraum stark eingeschränkt ist.  Ähnlich einzelfallabhängig kann die Bewertung von Fahrzeiten sein. Die Fahrt von der Wohnung zur ersten Tätigkeitsstätte und zurück ist keine Arbeitszeit. Die Fahrt zum Kundentermin zählt im Zweifel dazu. Hinweise zur Abgrenzung gibt unser Beitrag „Was ist Arbeitszeit?“.

Das Bundesarbeitsgericht hat schon vor einiger Zeit festgestellt, dass Arbeitgeber*innen zur Erfassung aller Arbeitszeiten verpflichtet sind. Das empfiehlt sich auch deshalb, weil die Aufzeichnungen bei einem möglichen Streit um Mindestlohnansprüche wichtig werden.

Minijob-Vergütung und Mindestlohn: das Phantomlohn-Risiko

Seit 2022 sind der gesetzliche Mindestlohn und der Brutto-Monatslohn im Minijob fest gekoppelt. Seither steigt der Betrag, den geringfügig Beschäftigte verdienen können, ohne dass ihr Minijob sozialversicherungspflichtig wird, zusammen mit dem Mindestlohn an. Alles weitere dazu steht in „Minijob und Midijob aus Sicht von Arbeitgeber*innen“.

Aufgrund des Mindestlohns sind im Rahmen der maximalen Minijob-Vergütung etwa zehn Wochenstunden möglich. Riskant wird die Sache, wenn Minijobber*innen zu viele Stunden arbeiten und ihr Mindestlohnanspruch über die Geringfügigkeitsgrenze rutscht. Steht ihnen dadurch mehr als 603 Euro monatlich zu (2026), wird das Beschäftigungsverhältnis in der Regel sozialversicherungspflichtig. Entscheidend ist nicht, ob der Mindestlohn für die Zusatzstunden wirklich ausgezahlt wurde. Der reine Anspruch schafft sogenannten Phantomlohn, für den die Sozialversicherungsträger bei der nächsten Betriebsprüfung Beiträge nachfordern können.

Branchenmindestlöhne

In verschiedenen Wirtschaftszweigen haben die Tarifparteien Branchenmindestlöhne vereinbart, die über dem gesetzlichen Mindestlohn liegen. Wenn der entsprechende Tarifvertrag vom Bundesarbeitsministerium für allgemeingültig erklärt wurde, dann müssen sich selbst nicht tarifgebundene Unternehmen an diese höheren Mindestlöhne halten.

Auftraggeber-Haftung

Neben Arbeitgeber*innen haften auch Auftraggeber*innen für den Mindestlohn. Auch das steht explizit im Gesetz. Es gilt dann, wenn sie eigene Aufträge ganz oder teilweise an Subunternehmer*innen übertragen.

Die Lohnabrechnung nervt? Machen Sie’s sich federleicht – lassen Sie uns machen

Lohngreen ist auf Lohn- und Gehaltsabrechnung spezialisiert und nimmt Ihnen diese lästige Aufgabe gerne ab. Wir verschaffen Ihnen Freiraum und sorgen gleichzeitig für eine korrekte, pünktliche Abrechnung. Natürlich behalten wir dabei auch den Mindestlohn im Blick. Schreiben Sie uns gleich heute!
 

Stand April 2026

Lohnsteuerausgleich, Lohnsteuerbescheinigungen, Jahresmeldungen, Lohnnachweis – der Jahreswechsel bringt viel Arbeit für die Lohnabrechnung. Unsere Checkliste hilft Arbeitgeber*innen und HR-Abteilungen, alle Jahreswechsel-Aufgaben im Blick zu behalten.

DEÜV-Jahresmeldung, UV-Jahresmeldung, Lohnnachweis digital

Der Jahreswechsel macht eine Meldung zur Sozialversicherung in drei Formen erforderlich:

• Für alle über den 31. Dezember 2025 hinaus beschäftigten Arbeitnehmer*innen wird zu Beginn von 2026 eine Jahresmeldung zur Sozialversicherung fällig. Sie wird auch DEÜV-Jahresmeldung genannt und gibt die Beschäftigungszeiten und das beitragspflichtige Entgelt im letzten Jahr an. Adressat ist die jeweilige Krankenkasse als zuständige Einzugsstelle.
  Der Abgabegrund für die Jahresmeldung ist 50. Bei über den Jahreswechsel hinaus freigestellten Mitarbeiter*innen gilt Abgabegrund 70. Wenn Beschäftigte vor Jahresablauf ausgeschieden sind oder zum 31. Dezember 2025 ausscheiden, mit SV-Abmeldung oder Unterbrechungsmeldung, wird keine Jahresmeldung übermittelt, ebenso wenig für kurzfristig Beschäftigte. 
• Notwendig ist außerdem eine besondere Jahresmeldung zur gesetzlichen Unfallversicherung. Diese UV-Jahresmeldung betrifft alle im Vorjahr Beschäftigten einschließlich derjenigen, die das Unternehmen zwischenzeitlich verlassen haben. Abgabegrund ist 92. Die Meldung umfasst das gesamte Entgelt des Vorjahres, soweit es beitragspflichtig zur Unfallversicherung war, gedeckelt auf die für 2025 geltende Jahresarbeitsverdienst-Höchstgrenze der zuständigen Berufsgenossenschaft.
• Neben den Jahresmeldungen zu allen Beschäftigten verlangt die gesetzliche Unfallversicherung eine weitere Meldung zum Betrieb insgesamt: den Lohnnachweis digital. Er nennt die Beschäftigtenzahl, die Gesamtentgelte und die Gesamtarbeitsstunden. 

Aus dem Lohnnachweis errechnet die Berufsgenossenschaft den UV-Beitrag. Vor der Erstellung und Übermittlung müssen die aktuellen Stammdaten des Betriebs digital abgerufen werden.
Alle drei Meldungen werden digital übermittelt, entweder über die Lohnabrechnungssoftware oder über die kostenlose Übermittlungsplattform SV-Meldeportal. Auch die Fälligkeit ist für die drei Meldungen gleich: 2026 ist dafür bis zum 16. Februar Zeit.

Lohnsteuerbescheinigungen

Eine weitere Pflichtaufgabe zum Jahreswechsel für alle Arbeitgeber*innen sind die Lohnsteuerbescheinigungen für sämtliche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Ausnahme: Bei einem pauschalversteuerten Minijob ist die Lohnsteuerbescheinigung nicht nötig. 
Sie wird elektronisch erstellt und ans Finanzamt übermittelt. Außerdem erhalten die Beschäftigten eine digitale oder Papier-Kopie. Das muss bis zum 28. Februar 2026 erledigt werden.
Die Lohnsteuerbescheinigung weist das Bruttoentgelt, die Steuerabzüge und die Sozialversicherungsbeiträge nach. Die Form ist genau vorgegeben. Die Beschäftigten benötigen die Bescheinigung unter anderem für ihre Einkommensteuererklärung.

Lohnsteuerjahresausgleich durch den oder die Arbeitgeber*in

Der Lohnsteuerjahresausgleich ist ab zehn Arbeitnehmer*innen Pflicht. Für kleinere Unternehmen ist er freiwillig. Meist wird er mit der Lohnabrechnung für Dezember erledigt. Die Arbeitgeberin oder der Arbeitgeber können den Lohnsteuerausgleich auch noch im Januar- oder Februar 2026 durchführen.
Beim Lohnsteuerjahresausgleich geht es nicht um die Einkommensteuererklärung von Arbeitnehmer*innen. Gemeint ist eine interne Verrechnung zu hoher Steuerabzüge in vorigen Abrechnungsmonaten. Sie können sich zum Beispiel durch rückwirkende Gesetzesänderungen, durch Gehaltsänderungen oder Einmalzahlungen ergeben.

• Zuerst wird zum Jahresende die korrekte Jahreslohnsteuer errechnet.
• Liegt die Summe der monatlichen Lohnsteuerabzüge höher, wird dies in der Lohnabrechnung für Dezember, Januar oder Februar ausgeglichen. 
• Auszugleichen sind auch Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag.
• Nicht berücksichtigt wird pauschal berechnete Lohnsteuer.
• Die Erstattung muss im Lohnkonto gebucht und in der Lohnsteuerbescheinigung ausgewiesen werden.

Bei viele Arbeitnehmer*innen darf allerdings kein Lohnsteuerausgleich durchgeführt werden. Es gibt eine komplizierte Liste gesetzlicher Ausschlussgründe. Grundsätzlich reicht es schon, wenn Beschäftigte …

• nicht das gesamte Jahr im Unternehmen beschäftigt waren,
• die Steuerklasse gewechselt haben,
• nicht in Deutschland wohnen,
• Mitglied einer Krankenkasse sind, die den Zusatzbeitrag erhöht hat,
• wegen eines weiteren Kindes einen geringeren Beitrag zur Pflegeversicherung zahlen,
• individuelle Freibeträge als Abzugsmerkmal eingetragen haben oder 
• Lohnersatzleistungen wie Krankengeld, Elterngeld, Mutterschaftsgeld oder Kurzarbeitergeld bekommen haben.

Der Lohnsteuerjahresausgleich betrifft in erster Linie Mitarbeiter*innen mit Lohnsteuerklasse 1 und ohne Besonderheiten, die 2025 durchgehend im Betrieb waren.

Neue Versicherungspflichtgrenzen beachten

Auch 2026 gelten neue Jahresarbeitsentgeltgrenzen (JAG). Ab diesem Jahresgehalt können Beschäftigte in eine private Kranken- und Pflegeversicherung wechseln. Deshalb wird sie auch Versicherungspflichtgrenze genannt

Die besondere Jahresarbeitsentgeltgrenze betrifft nur Beschäftigte, die seit 2002 durchgehend privat krankenversichert waren.

•    Für die Lohnabrechnung im neuen Jahr muss geprüft werden, wer 2025 über die Entgeltgrenze gekommen ist. Maßgeblich ist das Jahresentgelt einschließlich regelmäßiger Einmalzahlungen. Die Betreffenden können sich nun entweder freiwillig gesetzlich krankenversichern oder in eine private Versicherung wechseln. Beides macht eine Meldung zur Sozialversicherung notwendig. Für Privatversicherte wird statt der Arbeitgeberbeiträge ein Arbeitgeberzuschuss gezahlt.
•    Es kann auch sein, dass Beschäftigte aufgrund der neuen Pflichtversicherungsgrenze ab 2026 wieder pflichtversichert sind. Solche Arbeitnehmer*innen können nur auf Antrag privatversichert bleiben.

Beide Fälle machen eine Änderung der Stammdaten samt Beitragsgruppenschlüssel der Betreffenden notwendig.

Höheren Mindestlohn und neue Minijobgrenze umsetzen

Das neue Jahr bringt einen höheren gesetzlichen Mindestlohn. Damit steigt automatisch auch die Geringfügigkeitsgrenze, also der im Minijob mögliche Monatslohn.

Aushilfen und Teilzeitkräfte mit 600 Euro monatlich haben ab Januar 2026 statt eines Midijobs einen Minijob. Arbeitgeber*innen müssen außerdem gewährleisten, dass ab dem 01. Januar der Mindestlohn pro Stunde gezahlt wird.

Ändert sich der Anmeldezeitraum für die Lohnsteuer?

Je nachdem, wie viel Lohnsteuer im Jahr 2025 insgesamt angefallen ist, kann sich bei kleineren Arbeitgeber*innen 2026 der Rhythmus der Lohnsteueranmeldungen ändern. 

Umlage U1: Umlagepflicht und Wechsel der Erstattungstarife prüfen

Betriebe, die während acht Monaten im Vorjahr nicht mehr als 30 Beschäftigte hatten, nehmen automatisch am Umlageverfahren U1 zur Entgeltfortzahlung bei Krankheit teil. Dabei gelten Sonderregeln für Teilzeitkräfte sowie für Start-Ups. Bewegt sich die Mitarbeiterzahl in der Nähe dieser Grenze? Dann sollte jetzt die Umlagepflicht geprüft werden.
Umlagepflichtige Unternehmen können möglicherweise durch einen Wechsel der Erstattungstarife sparen. Viele Krankenkassen bieten verschiedene Tarife an, das heißt sie erstatten unterschiedlich viel von der Lohnfortzahlung für einen unterschiedlich hohen Beitrag. Der Wechsel der Tarife ist bis zum 26. Januar 2026 möglich.

Schwerbehindertenanzeige und Ausgleichsabgabe

Bis zum 20. März 2026 müssen Unternehmen mit mehr als 20 Arbeitnehmer*innen eine Schwerbehindertenanzeige an die Bundesagentur für Arbeit erstatten. Wurde die vorgeschriebene Stellenanzahl für Menschen mit Schwerbehinderung nicht erfüllt, muss bis zu diesem Zeitpunkt außerdem die fällige Ausgleichsabgabe bezahlt werden. Alles weitere steht in „Ab 20 Beschäftigten, bis Ende März: Schwerbehindertenanzeige und Ausgleichsabgabe“

Resturlaub prüfen, auf drohenden Verfall hinweisen

Wie viele Ihrer Mitarbeiter*innen nehmen aus 2025 Resturlaub mit ins Jahr 2026, und um wie viele Tage geht es? Darüber sollten Arbeitgeber*innen und HR zum Jahresende Klarheit haben. In bilanzierenden Unternehmen müssen dafür zudem Urlaubsrückstellungen gebildet werden.
Wichtig: Urlaubsansprüche aus 2025 verfallen eigentlich am 31. März 2026. Das gilt aber nur, wenn die Beschäftigten darauf rechtzeitig und ausdrücklich hingewiesen wurden.

Erleichterung: keine Papier-Bescheinigungen für Privatversicherte mehr

Für die Lohnabrechnung muss eine Vorsorgepauschale berücksichtigt werden. Ihre Höhe wird nach bestimmten Regeln aus den Beiträgen zur Sozialversicherung errechnet. Bei Beschäftigten mit privater Kranken- oder Pflegeversicherung wird für 2026 erstmals die relevante Beitragshöhe als Teil der elektronischen Lohnsteuermerkmale (ELStAM) bereitgestellt. Gemeinsam mit der Januar-Abrechnung sollte der Abruf kontrolliert werden.

Betriebliche Altersvorsorge? Fördergrenzen prüfen, Meldungen erstatten
 

• Eine weitere Aufgabe der Lohn- und Gehaltsabrechnung zum Jahreswechsel besteht darin, die Meldungen zur betrieblichen Altersvorsorge an den oder die Versorgungsträger zu übermitteln. Daraus muss sich die steuerliche Behandlung der Beiträge ergeben, aufgeschlüsselt nach Arbeitnehmer*in. Die Frist für diese Mitteilungen endet am 28. Februar 2026.
• Je nach Durchführungsweg werden neue Grenzen für steuer- und sozialversicherungsfreie Arbeitgeberbeiträge zur betrieblichen Altersvorsorge relevant. Sie liegen bei Pensionsfonds, Pensionskassen und Direktversicherungen im Jahr 2026 bei 8.112 Euro, die Hälfte davon bleibt sozialversicherungsfrei.
• Im Fall einer Entgeltumwandlung sind Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber zu einem Zuschuss von 15 Prozent des Beitrags der Arbeitnehmerin oder des Arbeitnehmers verpflichtet. Das gilt jedoch nur, wenn das Unternehmen durch die Entgeltumwandlung mindestens 15 Prozent an Arbeitgeberbeiträgen zur Sozialversicherung spart. Auch das sollte kontrolliert werden.
• Außerdem ist gegebenenfalls zu prüfen, bei welchen Beschäftigten die Geringverdienenden-Beiträge anzuwenden sind und ein Arbeitgeberzuschuss steuerlich gefördert wird. Dafür gelten im Jahr 2026 zum letzten Mal feste Lohngrenzen. Ab 2027 werden sie an die Beitragsbemessungsgrenze gekoppelt.

Lohnkonten abschließen und Unterlagen archivieren

Schließlich steht die Lohnbuchhaltung vor der Aufgabe, zum Jahresabschluss für eine ordnungsgemäße Buchführung zu sorgen.

• Die Lohnkonten müssen für alle Arbeitnehmer*innen, die in diesem Jahr beschäftigt wurden, abgeschlossen werden. Das ist die Voraussetzung für die Lohnsteuerbescheinigungen (s.o.).
• Außerdem sollten die 2025 gezahlten Entgelte, Steuerabzüge und Sozialversicherungsbeiträge, aufgeschlüsselt nach Mitarbeiter*innen, in einem Jahreslohnjournal zusammengefasst werden. 
• Das Lohnkonto mit allen Zahlen, Buchungen, Belegen und Begleitdokumenten sowie die Lohnjournale müssen revisionssicher und digital abrufbar archiviert werden. Die nächste Betriebsprüfung kommt bestimmt – dann werden diese Informationen relevant.

Überlassen Sie das alles einfach uns!

Lohnabrechnungspflichten als Blocker? Überqueren Sie diese Hürde auf den Schwingen des Schwans: Überlassen Sie uns Ihre Lohnabrechnung samt Jahreswechsel.
Wir, die Expert*innen von Lohngreen, kümmern uns darum, dass jede Meldung zur Sozialversicherung korrekt erfolgt. Wir erstellen Ihre Jahreswechseldokumente samt UV-Jahresmeldung und Lohnnachweis. Wir führen den Lohnsteuerausgleich durch und sorgen selbst bei einem individuell besteuerten Minijob für die Lohnsteuerbescheinigung, 
Wie können wir Ihr Unternehmen 2026 unterstützen?

Stand Februar 2026

Im neuen Jahr gelten in der Lohnabrechnung eine Reihe neuer Regelungen. Außerdem ändern sich wie jedes Jahr Rechenwerte und Beitragssätze. Dieser Beitrag nennt die wichtigsten Neuerungen.

Entfernungspauschale und Fahrtkostenzuschuss: 38 Cent ab dem ersten Kilometer

Bisher gab es zwei Beträge für die Entfernungspauschale: 30 Cent für die ersten 20 Kilometer, dann für jeden weiteren Kilometer 38 Cent. Dieser höhere Satz gilt ab dem 1. Januar 2026 schon ab dem ersten Kilometer.

Die Entfernungspauschale wird auch als Pendlerpauschale bezeichnet. Sie kann als Werbungskosten für die Entfernung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte angesetzt werden (einfache Fahrt).

Für Arbeitgeber*innen ist die Erhöhung relevant, wenn sie ihren Mitarbeiter*innen zusätzlich zum Lohn einen Fahrkostenzuschuss für den Weg zur Arbeit bezahlen. Ein solcher Fahrtkostenzuschuss ist in Höhe der Entfernungspauschale steuerbegünstigt und kann pauschal mit 15 Prozent versteuert werden. Ein weiterer Fall sind Firmenwagen. Der geldwerte Vorteil, diesen für den Weg zur Arbeit zu nutzen, ist lohnsteuerpflichtig. Auch dafür kann die Steuer in Höhe der Entfernungspauschale mit 15 Prozent pauschaliert werden. Schließlich können Arbeitgeber*innen die Fahrtkosen von Familienheimfahrten bei doppelter Haushaltsführung entsprechend der Entfernungspauschale steuerfrei ersetzen. In allen drei Fällen führt die durchgehende Erhöhung der Pendlerpauschale auf 38 Cent zu höheren steuerbegünstigten Beträgen.

Bei Beitragsnachweisen wird die Rechtskreistrennung aufgehoben

Seit 2025 ist in der Sozialversicherung die Rechtskreistrennung aufgehoben. Seither gelten bundesweit einheitliche Beitragsbemessungsgrenzen und Bezugsgrößen. Mit Beginn von 2026 wird nun auch bei den Beitragsnachweisen die Rechtskreistrennung aufgehoben. Die Beitragsnachweise werden nicht mehr als getrennte Datensätze für Beschäftigte in alten und neuen Bundesländern übermittelt.

Geänderte Vorsorgepauschale, Wegfall der Mindestvorsorgepauschale

Gleich mehrere Änderungen gelten ab dem 1. Januar 2026 bei der Vorsorgepauschale im Lohnsteuerabzug.

• Bei privatversicherten Mitarbeiter*innen werden die Kranken- und Pflegeversicherungsbeiträge, die in die Vorsorgepauschale einfließen, in Zukunft als Teil der ELStAM und damit digital bereitgestellt. Die Beschäftigten müssen dazu keine Papierbescheinigungen mehr vorlegen.
• Aus diesem Grund fällt ab 2026 auch die Mindestvorsorgepauschale ersatzlos weg. 
• Die Vorsorgepauschale umfasst zukünftig einen neuen Teilbetrag für die Beitragszahlung zur Arbeitslosenversicherung. Dafür gilt eine eigene Obergrenze: Dieser Teilbetrag darf zusammen mit den Teilbeträgen für die Kranken- und die Pflegeversicherung als Summe maximal 1.900 Euro ergeben.

Aktivrente: 2.000 Euro pro Monat steuerfrei ab der Regelaltersgrenze

Wenn Beschäftigte die Regelaltersgrenze erreichen und trotzdem weiterarbeiten, bleiben von ihrem Lohn ab dem 1. Januar 2026 bis zu 2.000 Euro im Monat steuer- und sozialversicherungsfrei.

Parallel dazu wird das Vorbeschäftigungsverbot für diese Arbeitnehmer*innen aufgehoben. Sie können also bei ihren bisherigen Arbeitgeber*innen einen befristeten Arbeitsvertrag abschließen, und zwar für bis zu acht Jahre und maximal zwölf Zeitverträge.

Rentenversicherungsverzicht: Minijobber*innen können sich bald umentscheiden

Im Minijob gilt eine Art freiwillige Beitragspflicht zur Rentenversicherung: Minijobber*innen können auf das Zahlen von Beiträgen verzichten. Die meisten tun das auch, um den vollen Minijob-Lohn ausgezahlt zu bekommen. 

Diese Entscheidung war bisher unwiderruflich. Ab dem 01. Juli 2026 erhalten Minijobber*innen nun die Möglichkeit, sich einmalig umzuentscheiden und zukünftig doch Rentenversicherungsbeiträge abzuführen. Voraussetzung ist ein schriftlicher Antrag. Er wird wie der ursprüngliche Befreiungsantrag an die Arbeitgeber*innen gestellt.

Sofortmeldepflicht für Lieferdienste sowie Friseur- und Kosmetikbetriebe 

Plattformbasierte Lieferdienste, über die man sich Einkäufe oder Speisen an die Haustür bringen lassen kann, werden ab 2026 in die Liste schwarzarbeitsgefährdeter Branchen aufgenommen. Dasselbe gilt für Friseur- und Kosmetikbetriebe einschließlich von Nagelstudios und Barbershops.

Damit müssen diese Unternehmen für alle neuen Beschäftigten spätestens bei Arbeitsaufnahme eine Sofortmeldung zur Sozialversicherung abgeben (Meldegrund 20). Dazu kommt die gesetzliche Pflicht, den Arbeitsbeginn, das Arbeitsende sowie die Pausen zu erfassen und diese Angaben mindestens zwei Jahre zu archivieren. Allerdings haben Bundesarbeitsgericht und Europäischer Gerichtshof die Arbeitszeiterfassung längst auch allen anderen Arbeitgeber*innen vorgeschrieben.

Übungsleiterpauschale und Ehrenamtspauschale werden angehoben

Gemeinnützige Organisationen können ab dem neuen Jahr nebenberuflichen Übungsleiter*innen, Betreuer*innen und Pflegekräften bis zu 3.300 im Jahr steuer- und sozialversicherungsfrei zahlen. Für ehrenamtliche Tätigkeiten sind bis zu 960 Euro im Jahr möglich statt 840 Euro wie bisher.

Geänderte Rechenwerte und Beträge für die Lohnabrechnung 2026

• 2026 gilt ein höherer gesetzlicher Mindestlohn. Pro Arbeitsstunde müssen mindestens 13,90 Euro brutto bezahlt werden. 2025 lag der Mindestlohn bei 12,82 Euro. 
• Parallel dazu steigt die Geringfügigkeitsgrenze. 603 Euro kann der Bruttomonatslohn im Minijob 2026 erreichen. 2025 lag dieser Betrag bei 556 Euro.
• Der durchschnittliche Krankenkassen-Zusatzbeitrag als statistischer Rechenwert steigt von 2,5 Prozent auf nun 2,9 Prozent.
• Ab dem Jahreswechsel greifen höhere Versicherungspflichtgrenzen bzw. Jahresarbeitsentgeltgrenzen (JAG). Nur wenn das Einkommen diese Grenze erreicht, ist der Wechsel in eine private Kranken- und Pflegeversicherung möglich. 

• Wie immer gelten im neuen Jahr neue Beitragsbemessungsgrenzen (BBG).

• Die Bezugsgröße liegt im neuen Jahr bei 47.460 Euro als Jahresbetrag und bei 3.955 Euro monatlich. Sie ist Ausgangspunkt der Berechnung vieler Beiträge für die Sozialversicherung, z. B. für den Anspruch auf Familienversicherung. Dafür darf das Einkommen 2026 maximal 565 Euro erreichen, bei einem Minijob sind es 603 Euro.
• Der maximale Arbeitgeberzuschuss zu einer privaten Krankenversicherung liegt im neuen Jahr bei 508,59 Euro pro Monat. In der Pflegeversicherung beträgt der Höchstzuschuss von Arbeitgebenden dann 104,63 Euro.Wenn Arbeitgeber*innen Mahlzeiten bezahlen, wird der geldwerte Vorteil mit Pauschalbeträgen angesetzt. Diese Sachbezugswerte erreichen 2026 folgende Beträge: 

• Daneben gibt es pauschale Sachbezugswerte für freie Unterkunft. Dafür werden im neuen Jahr grundsätzlich 285 Euro pro Monat beziehungsweise 9,50 Euro pro Kalendertag berücksichtigt. Allerdings gibt es diverse Sonderregelungen. So gelten niedrigere Beträge für Gemeinschaftsunterkünfte, für Jugendliche und Auszubildende sowie bei Aufnahme in den Arbeitgeberhaushalt.

Alles ändert sich immer? Dass wir von Lohngreen Ihre Lohnabrechnung im Griff haben, bleibt gleich!

In der Lohn- und Gehaltsabrechnung gibt es fortlaufend Änderungen: höhere Rechenwerte, andere Beitragssätze, Gesetzesänderungen, neue Urteile, EU-Verordnungen, BMF-Schreiben der Finanzverwaltung, Rundschreiben der Spitzenverbände der Sozialversicherung … 

Zum Glück können Sie all das einfach uns von Lohngreen überlassen. Wir wissen, welche Regeln gelten und gewährleisten eine korrekte Lohn- und Gehaltsabrechnung für Ihr Unternehmen. Digital, professionell und zum transparenten Festpreis. Eben Lohngreen.
 

Stand Januar 2026

Corinna Wehr, Fachassistentin Lohn- und Gehalt, 09.01.2026, Lesezeit: 5 Minuten

Ab 20 Beschäftigten, bis Ende März: Schwerbehindertenanzeige und Ausgleichsabgabe. Beschäftigt Ihr Unternehmen 20 Arbeitnehmer*innen oder mehr? Dann sollten bis zum 31. März 2026 Ihre Schwerbehindertenanzeige für 2025 übermittelt und die Ausgleichsabgabe bezahlt sein. Lesen Sie, worum es dabei geht.

Schwerbehindertenanzeige und Schwerbehindertenausgleichsabgabe: Was ist das genau?

• Wenn Unternehmen mehr als 20 Beschäftigte haben, müssen sie eine bestimmte Zahl der Stellen an Menschen mit einer Schwerbehinderung vergeben.
• Arbeiten im Betrieb keine oder nicht genug Menschen mit Schwerbehinderung, wird eine Ausgleichsabgabe fällig. Ihre Höhe richtet sich nach der Betriebsgröße und der Erfüllungsquote.
• Außerdem haben Betriebe ab 20 Beschäftigten einmal jährlich eine Schwerbehindertenanzeige an die Bundesagentur für Arbeit zu erstatten. Darin geben sie an, wie viele Menschen mit Schwerbehinderung sie beschäftigen. 
• Sowohl die Schwerbehindertenanzeige als auch die Ausgleichsabgabe sind bis zum Ende des ersten Quartals fällig. Fälligkeitstermin für Abgabe und Anzeige zum Jahr 2025 ist also der 31. März 2026.

Die Einzelheiten zur Schwerbehinderten-Abgabe und zur Ausgleichsabgabe für Schwerbehinderte stehen in den Sozialgesetzbüchern (§§ 154 – 162 SGB IX). Vorgeschrieben ist auch die gesonderte Erfassung der Beschäftigten mit Schwerbehinderung in der Personalbuchführung. Bei Versäumnissen sind Bußgelder möglich, bei verspäteter Bezahlung der Ausgleichsabgabe drohen Säumniszuschläge.

Zahl der Pflichtarbeitsplätze für Menschen mit Schwerbehinderung

Wie viele Stellen mit Schwerbehinderten besetzt werden sollen, hängt davon ab, wie viele Arbeitnehmer*innen das Unternehmen im Durchschnitt insgesamt beschäftigt. Das ergibt folgende Staffel an Pflichtarbeitsplätzen:

Wie hoch ist die Schwerbehinderten-Ausgleichsabgabe für 2025?

Für jeden unbesetzten Pflichtarbeitsplatz wird eine monatliche Ausgleichsabgabe fällig. Ihre Höhe ergibt sich aus der Erfüllungsquote.

Eine Stellenbesetzung unter 1 ergibt sich zum Beispiel, wenn die Person mit Schwerbehinderung lediglich einige Monate im Unternehmen war.
Zwei Rechenbeispiele: 

• Ein Betrieb mit 25 Arbeitnehmer*innen, der im gesamten Jahr 2025 keine Person mit Schwerbehinderung beschäftigt hat, zahlt als Ausgleichsabgabe 2.820 Euro (= 235 Euro x 12). 
• Bei einem Unternehmen mit 60 Beschäftigten werden in diesem Fall 29.340 Euro fällig (= 3 x 815 Euro x 12).

Wie wird die Zahl der Arbeitsplätze für die Ausgleichsabgabe bestimmt?

Für die Ermittlung der Arbeitsplätze gelten folgende Regeln:

• Arbeitsplätze gesamt: Entscheidend ist, wie viele Arbeitsplätze es „jahresdurchschnittlich monatlich“ gibt.
  Das bedeutet: Für jeden der zwölf Monate im Kalenderjahr ist die Beschäftigtenzahl zu ermitteln. Dann wird der Durchschnitt gebildet.Dabei zählen Ausbildungsplätze, Teilzeitbeschäftigungen mit weniger als 18 Wochenstunden sowie Kurzzeit-Beschäftigungen von höchstens achtwöchiger Dauer nicht mit. Berücksichtigt werden dagegen vorübergehend unbesetzte Stellen von Eltern in Elternzeit und andere ruhende Beschäftigungsverhältnisse.
• Besetzte Pflichtarbeitsplätze: Hier zählen schwerbehinderte Auszubildende dazu. Auch ein*e schwerbehinderte Inhaber*in des Unternehmens wird berücksichtigt.
  Personen mit Schwerbehinderung, die nicht mindestens 18 Wochenstunden arbeiten, werden nur dann angerechnet, wenn diese Stundenzahl nachweislich durch die Behinderung selbst bedingt ist.
• Mehrfachanrechnung bestimmter Beschäftigter: In bestimmten Fällen wird eine einzelne Person auf mehrere Pflichtarbeitsplätze angerechnet. Stellen Art und Schwere der Behinderung die Teilhabe am Arbeitsleben vor besondere Herausforderungen, kann eine Person auf bis zu drei Pflichtarbeitsplätze anrechenbar sein. Zuständig für diese Einstufung ist die Bundesagentur für Arbeit. Auszubildende mit Schwerbehinderung werden auf zwei Plätze angerechnet. Das gilt, wenn sie anschließend übernommen werden, noch für weitere zwei Jahre. Auch Beschäftigte, die aus einer Werkstatt für Menschen mit Behinderung ins Unternehmen wechseln, werden zwei Jahre lang doppelt angerechnet. 

Wer zählt als Mensch mit Schwerbehinderung?

Ausschlaggebend ist der „Grad der Behinderung“ oder kurz „GdB“. Er wird in 10er-Schritten auf einer Skala von 0 bis 100 angegeben. Eine Schwerbehinderung liegt ab GdB 50 vor. Der Grad der Behinderung wird vom zuständigen Versorgungsamt festgestellt und in den Schwerbehindertenausweis eingetragen.
In bestimmten Fällen werden Menschen mit einem GdB ab 30 Schwerbehinderten gleichgestellt. Damit wird ihre Beschäftigung auf die Pflichtarbeitsplätze angerechnet. Dafür ist ein Antrag an die zuständige Agentur für Arbeit erforderlich.

Tipp: Fragen Sie nach, ohne zu drängen

Nicht nur Personen im Rollstuhl sind schwerbehindert. Auch eine Krebserkrankung, ein schwerer Herzinfarkt, eine Veränderung der Wirbelsäule oder starke Depressionen können dazu führen, dass ein Schwerbehindertenausweis ausgestellt wird.

Solange Sicherheit und Arbeitsleistung nicht gefährdet sind, haben die Betroffenen das Recht, ihre Einschränkung und den Schwerbehinderten-Status für sich zu behalten. Aus Sicht der Arbeitgeber*innen ist es allerdings gut, davon zu wissen. Nicht nur wegen der Ausgleichsabgabe – Beschäftigte mit Schwerbehinderung haben eigene Rechte, etwa einen besonderen Kündigungsschutz. 

Es ist also sinnvoll, Mitarbeiter*innen, die nach einer längeren Krankheit oder einem Reha-Aufenthalt an den Arbeitsplatz zurückkehren, auf eine mögliche Schwerbehinderung anzusprechen, natürlich ohne Drängen und mit dem nötigen Fingerspitzengefühl.

IW-Elan für die Abgabe der Schwerbehindertenanzeige

Zur Abgabe der Schwerbehindertenanzeige hat das Institut der deutschen Wirtschaft in Abstimmung mit der Bundesagentur für Arbeit die kostenlose Online-Anwendung IW-Elan entwickelt.
Die Software berechnet aus den eingegebenen Daten auch die fällige Ausgleichsabgabe. Die Übermittlung der Anzeige kann direkt online geschehen. Das erspart das Ausdrucken und Versenden der Formulare.

Lohngreen macht auch diese Aufgabe federleicht

Für Lohngreen-Kund*innen bereiten wir die Daten zur Eingabe in IW-Elan passgenau vor. Wir kennen die Regelungen zur Schwerbehinderten-Abgabe und zur Ausgleichsabgabe für Schwerbehinderte genau. Bei Unklarheiten helfen wir gerne weiter. Wenn Sie es wünschen, übernehmen wir auch die Eingabe und Übermittlung für Sie. 
Schließlich sehen wir die Erledigung Ihrer Lohn- und Gehaltsabrechnung als umfassenden Service. Wir übernehmen diesen Aufgabebereich, Sie erhalten freie Ressourcen und einen freien Kopf für Ihre eigentliche Arbeit. Sprechen Sie uns an!
 

Stand Januar 2026

Liv Jacobsen, Steuerberaterin und CEO, 26.11.2025, Lesezeit: 5 Minuten

Urlaubsmythen

Die korrekte Reaktion auf „Wie war der Urlaub?“ lautet „Schön, aber zu kurz“. Das ist Allgemeinwissen. Andere Fragen zum Thema Urlaub sind schwerer zu beantworten. Wir räumen mit sieben populären Mythen rund um den Urlaubsanspruch, die Urlaubsvergütung und die Auszahlung von Urlaub auf.

Falsch: Urlaub kann entweder ausgezahlt oder genommen werden

Diese Mär steckt noch immer in vielen Köpfen. Doch es gibt kein Wahlrecht, selbst wenn beide Seiten die Auszahlung einvernehmlich absprechen. Urlaub ist grundsätzlich in Form freier, bezahlter Tage zu gewähren. 
Eine Auszahlung kommt nur in Frage, wenn der oder die Betreffende aus dem Unternehmen ausscheidet und den Resturlaub deshalb nicht mehr nehmen kann.

Falsch: Wer im Urlaub krank wird, hat eben Pech

Arbeitnehmer*innen, die im Urlaub krank werden, können sich diese Krankheitstage gutschreiben lassen. Sie müssen dem Urlaubsanspruch wieder hinzugefügt werden. Das steht ausdrücklich im Bundesurlaubsgesetz (§ 9 BUrlG). 
Voraussetzung ist eine ärztliche Krankschreibung. Die muss in diesem Fall schon ab dem ersten Tag der Krankheit besorgt werden. Außerdem haben Arbeitnehmer*innen die Pflicht, ihre Arbeitgeber*innen umgehend zu informieren.
Arbeitgeber*innen können ein ärztliches Attest nicht einfach deshalb anzweifeln, weil es von einem Arzt oder einer Ärztin im Ausland ausgestellt wurde. Allerdings rettet es die Urlaubstage nur, wenn es ganz klar die Arbeitsunfähigkeit bescheinigt.
Übrigens: Wenn sich jemand trotz angeblicher Krankheit Bilder von Ferienaktivitäten postet oder jahrelang regelmäßig am Urlaubsort krank wird, erschüttert dies den „Beweiswert der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung“. Dann können Arbeitgeber*innen die Lohnfortzahlung verweigern, die Beweispflicht geht auf die Arbeitnehmerseite über.

Falsch: Die Auszahlung von Urlaub wegen Krankheit ist steuerfrei

Woher diese Behauptung stammt, lässt sich nicht nachvollziehen. Man hört sie immer wieder. Dabei ist sie schlicht falsch. Die Urlaubsauszahlung an ausscheidende Mitarbeiter*innen unterliegt ganz normal der Lohnsteuer- und Sozialversicherungspflicht. 
Das Gleiche gilt für das Geld, das Beschäftigte während ihres Urlaubs bekommen: ihr Urlaubsentgelt und ein mögliches zusätzliches Urlaubsgeld. 

Falsch: Bei Langzeitkranken verfällt der Urlaub einfach

Wer krank ist, kann keinen Urlaub nehmen. Der Jahresurlaub muss jedoch im betreffenden Jahr, spätestens bis zum 31. März des folgenden Jahres genommen werden. Was, wenn jemand bis dahin krank ist?
In diesem Fall gelten verlängerte Fristen: Der Urlaubsanspruch erlischt nicht drei Monate, sondern erst fünfzehn Monate nach Ablauf des Jahres. Eine langfristig erkrankte Mitarbeiterin, die den Jahresurlaub für 2025 deshalb nicht nehmen konnte, hat dafür nicht bis Ende März 2026, sondern bis Ende März 2027 Zeit.
Übrigens entsteht ihr Urlaubsanspruch für 2015 selbst dann, wenn sie das gesamte Kalenderjahr hindurch krankgeschrieben war. Das gilt zumindest für den gesetzlichen Mindesturlaub.

So nicht richtig: „Urlaub verfällt zum 31. März des Folgejahres“

Wenn Arbeitnehmer*innen ihren Jahresurlaub nicht bis Ende März des Folgejahres genommen haben, dann verfällt der Anspruch. Aber: Arbeitgeber*innen müssen auf den drohenden Verfall hinweisen. Sonst bleibt der Urlaubsanspruch trotzdem bestehen. Nach dem entsprechenden Urteil des Bundesarbeitsgerichts war vom „Urlaubsanspruch auf ewig“ die Rede (BAG, 20.12.2022 - 9 AZR 266/20).
Endet das Arbeitsverhältnis, muss in solchen Fällen also selbst der nicht genommene Urlaub aus früheren Jahren abgegolten werden. Um das zu verhindern, sollten Unternehmen sämtliche Mitarbeiter*innen jeweils rechtzeitig zum Jahresende auf ihre verbleibenden Urlaubstage und den drohenden Verfall hinweisen. Erst dann kann dieser Verfall tatsächlich eintreten.

Falsch: Der „ewige Urlaubsanspruch“ gilt auch bei früheren Arbeitgeber*innen

Aus der gerade besprochenen Entscheidung des BAG zogen manche Leute voreilige Schlüsse. Wenn der Urlaubsanspruch ohne Hinweis auf drohenden Verfall nicht verjährt, so dachten sie, könnte man die Auszahlung selbst von früheren Arbeitgeber*innen verlangen. 
Doch das ist falsch, wie das Bundesarbeitsgericht ebenfalls klar entschieden hat. Hintergrund ist ein wichtiger Unterschied: Wenn ein*e Mitarbeiter*in ausscheidet, verwandelt sich der Urlaubsanspruch (auf freie Tage) in einen Urlaubsabgeltungsanspruch (auf Bezahlung).
Bis zur Kündigung bleibt der Urlaubsanspruch aus einem bestimmten Jahr ohne den Verfallshinweis zwar erhalten. Doch nach der Kündigung verjährt der Abgeltungsanspruch spätestens drei Jahre nach dem Ende des Jahres der Kündigung. Das gilt auch dann, wenn kein Verfallshinweis erfolgt ist. Bei Ausscheiden im Oktober 2025 ist der Anspruch spätestens am 1. Januar 2029 verjährt.
In vielen Fällen erlischt er sogar viel früher. In Arbeitsverträgen wird die Zeit für wechselseitige Ansprüche oft auf drei Monate begrenzt. Danach können Ausgeschiedene dann keine Abgeltung mehr fordern.

Ja, aber: Elternzeitmonate können vom Urlaubsanspruch abgezogen werden

Es stimmt: Wenn Beschäftigte in Elternzeit gehen, können Arbeitgeber*innen ihnen den Jahresurlaub kürzen, und zwar für jeden Elternzeitmonat um ein Zwölftel. Aber das setzt die förmliche Erklärung voraus, dass die Arbeitgeber*innen von diesem Recht Gebrauch machen. Ohne ein solches Dokument entsteht der volle Urlaubsanspruch selbst während der Elternzeit.
Außerdem ist diese Kürzung des Urlaubsanspruchs ausgeschlossen, wenn die Beschäftigten während ihrer Elternzeit dem Unternehmen in Teilzeit erhalten bleiben. 
Nicht genommenen Urlaub aus der Zeit vor der Elternzeit können die Eltern nach der Rückkehr an den Arbeitsplatz nehmen. Scheiden sie nach der Elternzeit aus dem Unternehmen aus, muss der Anspruch abgegolten werden. Dann ist es zu spät, die Kürzung des Urlaubs zu erklären. Das geht nur, solange das Arbeitsverhältnis noch besteht.
Haben die Eltern dagegen vor der Elternzeit Urlaubstage genommen, die ihnen aufgrund der Kürzung in diesem Jahr gar nicht zustehen, können diese Tage nach der Rückkehr vom Urlaubsanspruch abgezogen werden.

Urlaub und Abgeltung korrekt abrechnen? Schwanenleicht mit Lohngreen!

Urlaub soll Freude machen – in der Lohnabrechnung sorgt er oft für Kopfzerbrechen. Diese Art Sorgen können Sie sich leicht ersparen: Lagern Sie die Abrechnung an Lohngreen aus. Wir berechnen Ihre Löhne und Gehälter korrekt und pünktlich, Urlaubentgelt, Urlaubsgeld und Urlaubsabgeltung inklusive. Dabei kommen wir auch mit besonderen Fällen wie Pflege- oder Elternzeit, langer Krankheit oder bei unbezahlter Freistellung zurecht. Auf unser Abrechnungs-Knowhow können Sie sich verlassen.
Gönnen Sie sich Urlaub vom Lohnsteuer- und Sozialversicherungsrecht. Schreiben Sie uns, am besten noch heute.

Stand November 2025

Anna-Katrin Dohrmund, Fachassistentin Lohn- und Gehalt, 12.11.2025 Lesezeit: 5 Minuten

Hat Ihnen Ihre Mitarbeiterin mitgeteilt, dass sie schwanger ist? Dann gelten nun Besonderheiten beim Arbeitsrecht und in der Lohnabrechnung. Es gibt besondere gesetzliche Regelungen zur Schwangerschaft. 

• Vor und nach der Geburt gelten sogenannte absolute Mutterschutzfristen. In dieser Zeit besteht ein Beschäftigungsverbot. Schwangere Frauen dürfen dann nur arbeiten, wenn sie es ausdrücklich wollen. 
• Auch nach einer Fehlgeburt gelten Schutzfristen.
• Im Mutterschutz zahlt die Krankenkasse ein Mutterschaftsgeld. Es beträgt maximal 13 Euro pro Tag.
• Damit bleibt fast immer eine Differenz zum Nettolohn der Mitarbeiterin. Der oder die Arbeitgeber*in muss sie durch einen Arbeitgeberzuschuss ausgleichen.
• Schon vor dem generellen Mutterschutz sind Beschäftigungsverbote möglich. Grund sind mögliche Risiken durch die Art der Arbeit oder aufgrund des Gesundheitszustands der Schwangeren. 
• Während solcher Beschäftigungsverbote sind Arbeitgeber*innen zur Lohnfortzahlung verpflichtet. Das nennt sich Mutterschutzlohn.
• Mutterschutzlohn und Arbeitgeberzuschuss werden dem Betrieb von der Krankenkasse erstattet. Die Erstattung ist Teil des Umlageverfahrens U2, an dem sich alle Arbeitgeber*innen beteiligen müssen.
• Während der Schwangerschaft gilt ein besonderer Kündigungsschutz. Eine Kündigung ist in dieser Zeit fast immer unzulässig.
• Die Schwangerschaft einer Mitarbeiterin muss der zuständigen Aufsichtsbehörde umgehend mitgeteilt werden. 

Mutterschutz: Die Mutterschutzfristen vor und nach der Geburt

• Vor der Geburt: In den sechs Wochen vor dem errechneten Geburtstermin dürfen Sie Ihre schwangere Mitarbeiterin nicht mehr beschäftigen. Spätestens bis zum Beginn dieser Mutterschutzfrist brauchen Sie also Ersatz.
• Nach der Geburt gilt der Mutterschutz für mindestens acht Wochen. Bei Frühgeburten und Mehrlingsgeburten verlängert sich diese Frist auf zwölf Wochen. Die Verlängerung gilt außerdem, wenn an dem Neugeborenen innerhalb von acht Wochen eine Behinderung diagnostiziert wird.
• Tatsächlicher oder errechneter Termin? Es kommt darauf an. Für die Schutzfristen nach der Geburt ist der tatsächliche Geburtstermin maßgeblich, wenn dieser nach dem errechneten Termin lag. War die Entbindung früher als errechnet, bleibt trotzdem der errechnete Termin maßgeblich.
• Die Frau darf arbeiten, wenn sie möchte: Die schwangere Frau kann sich dafür entscheiden, selbst in der Mutterschutzfrist zu arbeiten. Das muss sie allerdings ausdrücklich erklären, am besten schriftlich. Außerdem hat die Schwangere das Recht, diese Erklärung jederzeit zu widerrufen und den Mutterschutz doch in Anspruch zu nehmen.

Diese Regelungen stehen im Mutterschutzgesetz (§ 3 MuSchG).

Schutzfristen nach einer Fehlgeburt

Eine Fehlgeburt ist für die Mutter sehr belastend. Seit einigen Monaten gelten auch in diesem Fall Schutzfristen. Wie lange eine Mitarbeiterin nach ihrer Fehlgeburt nicht zur Arbeit herangezogen werden darf, hängt von der Schwangerschaftswoche ab, in der es dazu kam:

Auch in diesem Fall kann die betroffene Frau sich ausdrücklich zur Arbeit bereiterklären, und auch dann kann sie diese Erklärung anschließend jederzeit widerrufen.
Nach einer Totgeburt gelten die regulären Mutterschutzfristen wie nach einer Lebendgeburt.

Mutterschaftsgeld, Arbeitgeberzuschuss, Netto-Gehalt

Während der Mutterschutzfrist vor und nach der Geburt erhält die Mitarbeiterin Mutterschaftsgeld und einen Arbeitgeberzuschuss.

• Das Mutterschaftsgeld wird von der Krankenkasse oder aus Bundesmitteln gezahlt. Es beträgt maximal 13 Euro pro Kalendertag.
• Der Arbeitgeberzuschuss gleicht die Differenz zwischen Mutterschaftsgeld und dem durchschnittlichen Nettogehalt der Arbeitnehmerin aus. Die Zahlung wird der oder dem Arbeitnehmer*in anschließend vollständig erstattet.

Maßgeblich für die Höhe des Arbeitgeberzuschusses ist der Nettolohn der letzten drei Monate vor Beginn der Schwangerschaft. Geregelt sind Mutterschaftsgeld und Zuschuss ebenfalls im Mutterschutzgesetz (§§ 19, 20 MuSchG).
Zwei Beispiele für die Höhe von Mutterschaftsgeld und Arbeitgeberzuschuss im Mutterschutz:

Auszahlung des Mutterschaftsgelds:

• Gesetzlich krankenversicherte Mitarbeiterinnen erhalten das Mutterschaftsgeld von ihrer Krankenkasse. 
• Bei privatversicherten Arbeitnehmerinnen ist das Bundesamt für Soziale Sicherung zuständig. Das Mutterschaftsgeld beträgt in diesem Fall insgesamt maximal 210 Euro. Auf den Arbeitgeberzuschuss hat diese Deckelung keinen Einfluss.

Die Schwangere muss das Mutterschaftsgeld beantragen. Daraufhin ruft die Kasse oder das Bundesamt bei dem oder der Arbeitgeber*in die Entgeltdaten der Frau in digitaler Form ab. 

Beschäftigungsverbot vor und nach dem Mutterschutz

Neben den absoluten Schutzfristen vor und nach der Geburt gibt es besondere Beschäftigungsverbote. Sie können ab Beginn der Schwangerschaft sowie für die gesamte Stillzeit nach der Geburt gelten.

• Generelles Beschäftigungsverbot: Am Arbeitsplatz darf eine schwangere oder stillende Frau keinen Gefahrstoffen und keiner Strahlung ausgesetzt sein. Auch ein Übermaß an Lärm, Erschütterungen, Hitze, Kälte oder Nässe ist unzulässig, genau wie starke körperliche Beanspruchung oder Akkordarbeit. Die Einzelheiten stehen im Gesetz (§§ 12, 13 MuSchG).

Für die Risikobeurteilung ist der oder die Arbeitgeber*in verantwortlich. Ist keine risikofreie Arbeit möglich, darf die Schwangere oder die stillende Mutter in dieser Zeit gar nicht beschäftigt werden. Das gilt selbst dann, wenn die Frau trotz des Risikos arbeiten möchte.

• Individuelles Beschäftigungsverbot: Auch ohne Risiken durch den Arbeitsplatz können Komplikationen während der Schwangerschaft ein Beschäftigungsverbot auslösen. Voraussetzung ist ein ärztliches Attest. Es gibt auch teilweise Beschäftigungsverbote. Dann darf die Schwangere zum Beispiel nur verkürzt arbeiten oder nur bestimmte (zum Beispiel sitzende) Tätigkeiten ausführen.

Fortzahlung des Gehalts bei Beschäftigungsverbot: Mutterschutzlohn

Während eines Beschäftigungsverbots aufgrund ärztlicher Anordnung oder wegen der Risiken am Arbeitsplatz muss der oder die Arbeitgeber*in den Lohn oder das Gehalt fortzahlen. Diese Form der Lohnfortzahlung nennt sich Mutterschutzlohn. 
Den Mutterschutzlohn erhält der oder die Arbeitgeber*in genau wie den Arbeitgeberzuschuss anschließend von der Krankenkasse erstattet. Die Höhe des Mutterschutzlohns berechnet sich ebenfalls aus dem durchschnittlichen Nettogehalt der drei Abrechnungsmonate vor Beginn der Schwangerschaft. 

Umlage U2 und Erstattung des Arbeitgeberzuschusses

Der im Fall einer Schwangerschaft an eine Mitarbeiterin im Mutterschutz bezahlte Zuschuss wird dem Unternehmen aus der Umlage U2 vollständig erstattet. Der Erstattungsantrag erfolgt digital.
Sämtliche Arbeitgeber*innen sind verpflichtet, die Umlage U2 zu bezahlen. Das Umlageverfahren wird von den Krankenkassen durchgeführt. Die Umlage wird auch für alle männlichen Beschäftigten fällig. Die Umlagesätze schwanken je nach Kasse zwischen 0,2 und 0,59 Prozent (Stand 2025). 

Schwangerschaft einer Minijobberin oder Auszubildenden?

Die Regeln zu Mutterschutz, Arbeitgeberzuschuss, Beschäftigungsverboten und Mutterschutzlohn gelten auch bei einer schwangeren Auszubildenden oder Minijobberin. 
Kündigungsschutz und Meldepflicht

• Jede Schwangerschaft einer Beschäftigten muss der zuständigen Landesbehörde gemeldet werden. In Berlin ist das LAGetSi zuständig (Landesamt für Arbeitsschutz, Gesundheitsschutz und technische Sicherheit Berlin), in Brandenburg das LAVG (Landesamt für Arbeitsschutz, Verbraucherschutz und Gesundheit).

• Sobald der oder die Arbeitgeber*in von der Schwangerschaft erfährt, kann er der Mitarbeiterin nicht mehr kündigen. Nur in sehr besonderen Ausnahmefällen, etwa bei Schließung des Betriebs, ist mit Genehmigung des zuständigen Landesamts eine Kündigung möglich. Der besondere Kündigungsschutz gilt bis mindestens vier Monate nach der Geburt.

Arbeitgeberzuschuss berechnen und Erstattung beantragen? Das übernimmt Lohngreen für Sie!

Bei der Berechnung von Arbeitgeberzuschuss oder Mutterschaftslohn gibt es einiges zu beachten. So werden Zulagen oder Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- oder Nachtarbeit berücksichtigt, Einmalzahlungen jedoch nicht. Und das sind nur zwei der vielen Details.
Zum Glück müssen Lohngreen-Kunden sich damit nicht herumschlagen. Als Teil unserer Abrechnungsdienstleistung übernehmen wir für Sie selbstverständlich auch die Berechnung der Leistungen für Ihre schwangere Mitarbeiterin. Wir sorgen für die fällige „AAG-Meldung“ zur Sozialversicherung und kümmern uns darum, dass Sie die Erstattung erhalten.
Mit Lohngreen erleben Arbeitgeber*innen eine komplikationsfreie Gehaltsabrechnung. Wir sind für Sie da – und freuen uns auf Ihre Fragen.

Stand November 2025

Corinna Wehr, Fachassistentin Lohn- und Gehalt, 03.11.2025, Lesezeit: 8 Minuten

Als „Minijob“ und „Midijob“ werden Beschäftigungen bezeichnet, bei denen nicht die vollen Sozialversicherungsbeiträge anfallen. Entscheidend sind das Monats-Bruttoentgelt beziehungsweise zwei Einkommensgrenzen:

• Für einen Minijob darf der Monatslohn die Geringfügigkeitsgrenze nicht überschreiten. 2025 liegt die bei 556 Euro monatlich. Da sie an den gesetzlichen Mindestlohn gekoppelt ist, steigt sie regelmäßig. Ab 2026 wird sie 603 Euro pro Monat ausmachen.
• Neben der Geringfügigkeitsgrenze gibt es eine zweite, dauerhafte Grenze von 2.000 Euro pro Monat. Wer über der Minijobgrenze liegt, aber weniger als diese 2.000 Euro pro Monat verdient, hat einen Midijob.
• Liegt der Monatslohn bei 2.000 Euro oder höher, werden die Sozialversicherungsbeiträge regulär berechnet. 

Minijob: Kaum Abzüge für Arbeitnehmer*innen

Minijobber*innen mit maximal 556 Euro im Monat müssen keine Arbeitnehmerbeiträge zur Sozialversicherung bezahlen. 

• Die Arbeitnehmerbeiträge zur Kranken- und Pflegeversicherung sowie zur Arbeitslosenversicherung fallen bei Minijobs weg. 
• Die Zahlung eigener Rentenversicherungsbeiträge ist für Minijobber*innen freiwillig. Zum Verzicht genügt ein „Antrag auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht“. Wollen Minijobber*innen in die Rentenversicherung einzahlen, liegt ihr Beitrag bei 3,6 Prozent. 

Die Unternehmen führen bei Minijobs pauschale Beiträge zur Sozialversicherung ab. Aktuell sind das 28 Prozent: 13 Prozent Krankenversicherungsbeitrag und 15 Prozent Rentenversicherungsbeitrag. In der Arbeitslosen- und Pflegeversicherung sind auch die Arbeitgeber*innen beitragsfrei.

Bei der Lohnsteuer kommt man mit einer geringfügigen Beschäftigung gut weg. Sie kann pauschal berechnet werden und beträgt im Regelfall ganze zwei Prozent. Das entspricht 11,12 Euro bei einem Monatsbrutto von 556 Euro. Als Arbeitgeber*in können sie diesen Steuerbetrag selbst tragen oder auf die Minijobber*innen „abwälzen“, solange der Arbeitsvertrag dies nicht ausschließt. 

Zuständig als Einzugsstelle und für die Anmeldung ist bei Minijobber*innen die Minijob-Zentrale. Dort gibt es viele Informationen und ein Muster für den Antrag auf Rentenversicherungsfreiheit. Das unterschriebene Dokument sollten Sie als Arbeitgeber*in digitalisieren und sorgfältig aufbewahren.

Midijob: Übergangsbereich zur regulären Berechnung der Sozialversicherung

Zwischen der Minijobgrenze von aktuell 556 Euro monatlich und der Untergrenze der regulären Berechnung von 2.000 Euro pro Monat liegt ein Übergangsbereich. Dort nähern sich die Sozialversicherungsbeiträge für die Arbeitnehmer- und Arbeitgeberseite einander an, je höher das Monatsentgelt liegt. 

• Die Beiträge der Arbeitnehmer*innen steigen von wenig mehr als null Prozent bei 557 Euro monatlich bis knapp unter den regulären Anteil von rund 20 Prozent bei 1.999 Euro im Monat (2025).
• Umgekehrt sinken die Arbeitgeberbeiträge prozentual gesehen mit wachsendem Entgelt, von 28 Prozent auf 20 Prozent des Monatsbruttos.

Einzugsstelle der Sozialversicherung sind bei Midijobber*innen die gesetzlichen Krankenkassen. Die genauen Berechnungsformeln für die Sozialversicherung im Übergangsbereich sind sehr kompliziert. Zum Glück müssen Sie sich damit nicht herumschlagen: Lohngreen sorgt auch bei Midijobs für korrekte und verlässliche Beitragsberechnungen.

Bei Praktikant*innen und Azubis kommen die Midijob-Regelungen nie zum Einsatz, selbst wenn die Vergütung von der Höhe her in den Übergangsbereich fällt. Für die Lohnsteuer gibt es im Übergangsbereich keine Besonderheiten.

Ab 2.000 Euro Monatsbrutto: reguläre Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge

Sobald Arbeitnehmer*innen ein monatliches Bruttoentgelt von mindestens 2.000 Euro erreichen, übernehmen sie und ihre Arbeitgeber*innen die Sozialversicherungsbeiträge zu gleichen Teilen. 

Das gilt zumindest für die gesetzliche Rentenversicherung, die Krankenversicherung samt Zusatzbeitrag und die Arbeitslosenversicherung. Bei der Pflegeversicherung gibt es bestimmte Besonderheiten. Insgesamt fallen für beide Seiten regulär je etwa 20 Prozent an Sozialversicherungsbeiträgen an. 

Entscheidend für Midijobs: das regelmäßige Monatsentgelt

Ob der oder die neue Mitarbeiter*in einen Midijob hat, hängt von der Höhe des regelmäßigen Monatslohns ab, auf den der oder die Beschäftigte Anspruch hat. Dafür wird in der Regel ein 12-Monatszeitraum betrachtet. 

Nur beitragspflichtige Lohnbestandteile fließen in die Kalkulation ein. Dazu gehören auch Einmalzahlungen. Unberücksichtigt bleiben mögliche Überstunden sowie beitragsfreie SFN-Zuschläge (für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit). 

Diese Betrachtung sollte bei einer Neueinstellung erfolgen, ebenso bei einer Arbeitszeitänderung oder Lohnerhöhung. Keine Sorge: Natürlich unterstützen wir Lohngreen-Kund*innen bei der Berechnung.

Welche Beschäftigungsform bringt die meisten Vorteile?

Das lässt sich nicht so einfach sagen. Es gibt einige Gesichtspunkte, die für die Gestaltung von Beschäftigungsverhältnissen im unteren Lohnsektor hilfreich sein können.

• Ist Flexibilität bei der Arbeitszeit wichtig, weil es immer wieder mal besonders viel zu tun gibt? Dann kann die Arbeitszeitbeschränkung beim Minijob problematisch sein. Aufgrund des Mindestlohns sind dort nur rund 10 Wochenstunden möglich. Die Minijob-Grenze von derzeit 556 Euro darf maximal zweimal innerhalb von 12 Monaten überschritten werden, und nur aus unvorhergesehenen Gründen. Andernfalls entsteht nachträglich Sozialversicherungspflicht.
• Bei einem Midijob sind Mehrarbeit und Überstunden oder Einmalzahlungen kein Problem, selbst wenn der regelmäßige Monatslohn dadurch über die 2.000-Euro-Grenze steigt. Man kann die Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge auch für einzelne Monate ändern und danach zur Midijob-Abrechnung zurückkehren.
• Ein weiterer Gesichtspunkt sind die Leistungsansprüche der Beschäftigten in der Sozialversicherung. Die abweichende Berechnung im Midijob hat darauf keine Auswirkung. Die Arbeitnehmer*innen haben trotzdem Anspruch auf die vollen Leistungen der Kranken-, Pflege-, Arbeitslosen- und Rentenversicherung.
• Dagegen verzichten Minijobber*innen, die sich gegen eigene Rentenversicherungsbeiträgen entscheiden, damit auf das Aufbauen zusätzlicher Rentenansprüche, etwa durch das Auffüllen von Beitragszeiten. Sie bauen auch keinen Anspruch auf Arbeitslosengeld auf.
• Geht es um eine auf wenige Wochen begrenzte Tätigkeit? Dann kommt eine für beide Seiten günstige Alternative in Frage. Mehr dazu: „Kurzfristige Beschäftigung: maximal drei Monate, komplett sozialversicherungsfrei“.

Ob Minijob, Midijob oder höherer Monatslohn – für die gesetzliche Unfallversicherung, die Arbeitgeber*innen allein tragen, werden die Löhne in jedem Fall berücksichtigt. Dasselbe gilt für die Umlagen U1, U2 und U3.

Wichtig: Arbeitgeber*innen müssen über weitere Minijobs Bescheid wissen

Ein zentraler Punkt beim Einstellen von Minijobber*innen: Als Arbeitgeber*in sollten Sie darauf bestehen, dass sie über weitere geringfügige Tätigkeiten informiert werden. Diese Zusicherung sollte Ihnen unterschrieben vorliegen.

Das Entgelt aus mehreren Minijobs bei verschiedenen Betrieben wird zusammengerechnet. Kommt der oder die Betreffende insgesamt über die Geringfügigkeitsgrenze, entsteht Sozialversicherungspflicht. Dann haften Sie als Arbeitgeber*in für die nicht abgeführten Beiträge, selbst wenn Sie nichts von Ihrer Beitragspflicht wussten.

Lohnabrechnung durch Lohngreen: Damit bleibt Ihre Weste schwanenweiß

Die vielen Detailfragen rund um Sozialversicherungs- und Lohnsteuerpflicht samt allen Besonderheiten machen Ihnen Kopfzerbrechen? Zum Glück können Sie das getrost auf uns abwälzen. 

Wir von Lohngreen sind Lohnabrechnungsprofis und kennen die Besonderheiten von Minijobs, Midijobs und regulärer Beschäftigung. Ihnen gewährleisten wir eine korrekte und pünktliche Abrechnung samt aller anfallenden Meldungen – für sämtliche Beschäftigungsformen. Sprechen Sie uns an! 
 

Stand November 2025

Liv Jacobsen, Steuerberaterin und CEO, 14.10.2025, Lesezeit: 4 Minuten

Sie benötigen vorübergehend Verstärkung? Bei einer kurzfristigen Beschäftigung fallen keine Sozialversicherungsbeiträge an. Das gilt für Arbeitnehmer- und Arbeitgeberbeiträge, und zwar sowohl für die gesetzliche Renten-, Pflege- und Krankenversicherung als auch für die Arbeitslosenversicherung. Allerdings gibt es einige Voraussetzungen.

Die wichtigsten Einzelheiten zur kurzfristigen Beschäftigung:

• Großer Vorteil: die Sozialversicherungspflicht entfällt komplett – wenn die Voraussetzungen stimmen. Der oder die Beschäftigte hat deutlich weniger Abzüge. Arbeitgeber*innen sparen sich die Arbeitgeberanteile an den Beiträgen.
• Zeitlich sind kurzfristige Beschäftigungen auf insgesamt 70 Arbeitstage oder auf drei Monate begrenzt. Eine Überschreitung führt rückwirkend zur Sozialversicherungspflicht. Die Begrenzung muss von vornherein feststehen. Sie kann entweder im Arbeitsvertrag stehen oder sich aus der Art des Jobs ergeben, etwa bei einem Einsatz auf dem Weihnachtsmarkt. 
• Der Lohn darf unbegrenzt hoch sein. Diese Beschäftigungsform ist auch für hochqualifizierte und gut bezahlte Kräfte geeignet, wenn sie nur vorübergehend benötigt werden.
• Aber: Falls das Entgelt über der Minijob-Grenze liegt, müssen Arbeitgeber*innen die „Berufsmäßigkeit“ prüfen. Das ist leider nicht ganz trivial. Mehr dazu weiter unten.
• Mehrere kurzfristige Jobs im gleichen Kalenderjahr sind zusammenzurechnen. War der oder die Betreffende im Januar für 20 Arbeitstage kurzfristig beschäftigt? Dann bleiben für das restliche Jahr nur noch 50 sozialversicherungsfreie Arbeitstage. Das gilt auch bei einem anderen Arbeitgeber.

Rechtsgrundlage ist das Sozialgesetzbuch: § 8 Abs. 1 Nr. 2 SGB IV. Als Einzugsstelle ist die Minijob-Zentrale zuständig, die zur kurzfristigen Beschäftigung auch Infos bereithält.

Der Stolperstein: die Berufsmäßigkeit

Sobald der Lohn für die kurzfristige Beschäftigung die Minijob-Grenze überschreitet, blockiert ein „berufsmäßiges“ Ausüben der Tätigkeit die Sozialversicherungsfreiheit. 
Die Minijob- oder Geringfügigkeitsgrenze liegt aktuell bei 556 Euro pro Monat. Sie steigt mit dem Mindestlohn. 2026 wird sie auf 603 Euro erhöht.
Leider ist das Kriterium der Berufsmäßigkeit nicht klar bestimmt. Es beruht auf einem jahrzehntealten Urteil des Bundessozialgerichts. Demnach liegt Berufsmäßigkeit vor, wenn die Beschäftigung „nicht von untergeordneter wirtschaftlicher Bedeutung“ für die betreffende Person ist. Soll heißen: Die sozialversicherungsfreie kurzfristige Beschäftigung darf nicht zur Sicherung des Lebensunterhalts dienen. Das prüfen die Sozialversicherungsträger anhand von „Indizien“:

• Für Berufsmäßigkeit spricht der Bezug von Arbeitslosengeld, Bürgergeld oder Elterngeld. 
• Der Bezug einer Altersvollrente spricht gegen Berufsmäßigkeit, eine Teilrente dafür.
• Liegt der kurzfristige Job zwischen dem Schulabschluss und einer Ausbildung oder einem festen Job? Das ist ein Indiz für Berufsmäßigkeit. Oder soll danach studiert werden? Dann gilt vermutlich keine Berufsmäßigkeit.
• Kurzfristige Beschäftigung während des Studiums? Normalerweise sozialversicherungsfrei. Aber Vorsicht: Bei einem Promotions- oder dualen Studium ist es anders.

Das waren nur einige der möglichen Fälle. Die Prüfung ist wirklich kompliziert. 

Wie findet man heraus, ob Berufsmäßigkeit gilt?

Sind Sie Kundin oder Kunde bei Lohngreen? Dann helfen wir Ihnen bei der Einordnung. Ansonsten:

• Es gibt eine Entscheidungshilfe der Minijob-Zentrale zur Berufsmäßigkeit. Die hat es mit 14 Seiten allerdings in sich.  
• Die TK hat ebenfalls eine Arbeitshilfe im Angebot. Das Flussdiagramm dort umfasst nur eine Seite – und trotzdem nicht gerade simpel.
• Auskunft gibt die Minijob-Zentrale per Hotline unter 0355 2902 70799.

Bei der Lohnsteuer ist Kurzfristigkeit anders definiert

In einer idealen Welt wäre die kurzfristige Beschäftigung für die Sozialversicherung und bei der Lohnsteuer gleich definiert. Tatsächlich sieht es anders aus. 
Die steuerrechtlichen Voraussetzungen kurzfristiger Beschäftigung sind ganz anders als die im Sozialversicherungsrecht. Sie stehen im Einkommensteuergesetz: § 40a Abs. 1 EStG. Die Regelung verlangt:

• maximal 18 zusammenhängende Arbeitstage
• keine wiederkehrende Beschäftigung
• maximal 150 Euro Entgelt pro Arbeitstag im Durchschnitt oder ein unvorhergesehener Beschäftigungsbedarf

Ist das erfüllt, darf die Lohnsteuer pauschal mit 25 Prozent vom Bruttolohn berechnet werden. Anders als sonst bei pauschaler Lohnsteuer kann trotzdem Sozialversicherungspflicht gelten – siehe oben. Arbeitgeber*innen können die Lohnsteuer alternativ nach den individuellen Lohnabzugsmerkmalen erheben. Was für den oder die Beschäftigte*n besser ist, hängt vom Einzelfall ab.

Trotz Sozialversicherungsfreiheit: Melde- und Nachweispflichten 

Auch bei Sozialversicherungsfreiheit erwarten die Sozialversicherungsträger die vorgeschriebenen Meldungen. Die Beschäftigung muss trotzdem in der Jahresmeldung zur Unfallversicherung und für die Umlagen berücksichtigt werden. Außerdem gehört auch eine pauschale Besteuerung in die Lohnsteueranmeldung. 
Kurzfristige Aushilfen haben genauso einen Anspruch auf eine korrekte Lohnabrechnung wie alle anderen Beschäftigten. Gerade für sie sollte das Lohnkonto sauber geführt werden. Der Betriebsprüfdienst der Deutschen Rentenversicherung achtet darauf, ob alle Nachweise vorliegen, etwa zum Ausschluss der Berufsmäßigkeit.

Für sowas haben Sie keine Zeit? Dafür haben Sie uns!

Nebenbei kann man sich das deutsche Lohnsteuer- und Sozialversicherungsrecht nicht aneignen. Und Halbwissen ist riskant. Es sorgt bei Betriebsprüfungen schnell für teuren Ärger. Wie gut, dass es Lohngreen gibt. 
Wir übernehmen für Sie die komplette Lohn- und Gehaltsabrechnung. Außerdem sorgen wir für die Übermittlung der nötigen Meldungen und das Erstellen der vorgeschriebenen Bescheinigungen. Die Zusammenarbeit erfolgt digital, komfortabel und sicher. So können Sie sich auf Ihre Arbeit konzentrieren. 
Haben Sie Fragen? Wir sind gern für Sie da. Melden Sie sich einfach – zum Beispiel gleich jetzt.
 

Stand September 2025

Anna-Katrin Dohrmund, Fachassistentin Lohn- und Gehalt, 22.09.2025 , Lesezeit: 4 Minuten

Arbeitnehmer*in krank? Das sollten Sie als Arbeitgeber*in wissen 

• Arbeitsunfähig erkrankte Beschäftigte müssen das Unternehmen umgehend informieren. Eine ärztliche Krankschreibung benötigen sie in der Regel erst nach drei (Kalender-) Tagen.
• Krankschreibungen gibt es heute in digitaler Form, als eAU oder „elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung“. Privatversicherte erhalten sie weiterhin auf Papier.
• Arbeitnehmer*innen haben selbst dann Anspruch auf ihr Gehalt, wenn sie krank sind. Diese Lohnfortzahlung endet nach sechs Wochen. Danach zahlen die Krankenkassen Krankengeld.
• Bei einer Folgeerkrankung entscheidet das Abstand zur ersten Fehlzeit, ob der Lohn erneut fortgezahlt wird

Krankmeldung sofort, Krankschreibung spätestens nach drei Tagen

Mitarbeiter*innen, die krank und deshalb nicht einsatzfähig sind, haben umgehend Bescheid zu geben. Schließlich muss sich das Unternehmen darauf einstellen.

Fehlen sie mehr als drei Kalendertage, ist spätestens am vierten Tag eine ärztliche „Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung“ Pflicht. Das steht in § 5 Entgeltfortzahlungsgesetz

Im Arbeitsvertrag kann festgelegt werden, dass schon bei einem eintägigen Ausfall stets eine Krankschreibung erforderlich ist. Auch sonst darf der oder die Arbeitgeber*in bereits vor Ablauf von drei Tagen eine ärztliche Bescheinigung verlangen, solange daraus keine Schikane wird.

Krankschreibung digital: die eAU

Früher wurde den Patient*innen in der Praxis ein gelber Zettel ausgehändigt. Seit 2023 gibt es die Krankschreibung in digitaler Form. Das gilt zumindest für gesetzlich krankenversicherte Mitarbeiter*innen und im Normalfall.

• Die Arztpraxis übermittelt Daten zur Erkrankung elektronisch an die Krankenkasse.
• Der oder die Arbeitgeber*in ruft die Krankschreibung vom Server der Krankenkassen ab. Kernstück der „elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung“ oder eAU ist die voraussichtliche Dauer der Fehlzeit.
• Zum Abruf wird eine Lohnabrechnungs-Software benötigt. Auch das SV-Meldeportal kann genutzt werden.

Für Lohngreen-Kund*innen übernehmen wir den eAU-Abruf.

Privatversicherte erhalten weiterhin eine Papier-Krankschreibung, die sie im Unternehmen abgeben.

Lohnfortzahlung

Arbeitnehmer*innen haben einen „Anspruch auf Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall“. So will es § 3 Entgeltfortzahlungsgesetz. Arbeitgeber*innen haben auch dann den Lohn oder das Gehalt zu zahlen, wenn Mitarbeiter*innen wegen Krankheit nicht arbeiten. 

Die Pflicht zur Entgeltfortzahlung endet spätestens nach 42 Kalendertagen beziehungsweise sechs Wochen.  Beim Ermitteln des Zeitraums hilft der Fristenrechner der DAK.

Sind die Beschäftigten dann immer noch krank, bekommen sie als Kassenpatienten Krankengeld. Für Privatversicherte gibt es Krankentagegeld, wenn ihr Tarif diese Leistung einschließt.

Höhe der Lohnfortzahlung

Die Höhe der Entgeltfortzahlung soll dem entsprechen, was der oder die Betreffende ohne Krankheit regulär verdient hätte.

• Monatsgehälter werden gegebenenfalls auf Tagesentgelte umgerechnet. 
• Provisionen, Sachleistungen, Leistungszulagen sowie Sonntags-, Feiertags- oder Nachtzuschläge, die ohne Ausfall Teil des Arbeitslohns gewesen wären, fließen mit in die Berechnung ein. 
• Dagegen werden Überstunden bei der Entgeltfortzahlung nicht berücksichtigt.
• Einmalzahlungen wie Urlaubs- oder Weihnachtsgeld sind ebenfalls kein Teil der Lohnfortzahlung. 
• Auch tätigkeitsbezogene Zulagen wie eine Lärmzulage, Auslagenersatz oder ein Fahrtkostenzuschuss bleiben außen vor.
Es gibt weitere Besonderheiten bei der Berechnung:
• Sonntags-, Feiertags- oder Nachtzuschläge sind bis zu bestimmten Grenzen steuer- und sozialversicherungsfrei – aber nicht als Bestandteil der Lohnfortzahlung.
• Fällt eine geplante Lohnerhöhung in die Fehlzeit? Dann muss sie berücksichtigt werden.
• Tarifverträge können von den gesetzlichen Vorgaben abweichen.

Folgekrankheiten

Wird jemand nach einer sechswöchigen Krankschreibung aufgrund derselben Krankheit noch einmal arbeitsunfähig, gibt es für die zweite Fehlzeit keine Lohnfortzahlung. Wurden bei der ersten Erkrankung vier Wochen Lohnfortzahlung verbraucht, bleiben für die erneute Krankschreibung aus demselben Grund nur noch zwei Wochen Lohnfortzahlung übrig. 

Allerdings gilt das nur, wenn maximal sechs Monate zwischen den beiden Ausfallzeiten liegen, oder nicht mehr als zwölf Monate zwischen den jeweils ersten Krankheitstagen.

In der Regel wissen Arbeitgeber*innen nicht, warum jemand krankgeschrieben wurde. Die medizinischen Einzelheiten fallen unter die ärztliche Schweigepflicht. Die Krankenkassen erfahren dagegen die jeweilige Diagnose. Deshalb sind sie für die Auskunft zuständig, ob eine anrechenbare Vorerkrankung vorliegt. Die „Vorerkrankungsanfrage“ erfolgt digital, entweder aus dem Lohnabrechnungsprogramm heraus oder mit dem SV-Meldeportal.
Und natürlich übernimmt Lohngreen die Abfrage für Sie als Teil unserer Dienstleistung.

Übrigens: Wer sich während einer krankheitsbedingten Fehlzeit eine zweite Krankheit zuzieht und deshalb noch länger ausfällt, bekommt keine zweite Lohnfortzahlung.

Manchmal fällt der Lohnfortzahlungsanspruch weg

Beschäftigte, die ihre Krankheit selbst verschulden, verlieren den Anspruch auf Lohnfortzahlung. Das gilt zum Beispiel für Mitarbeiter*innen, die betrunken gegen einen Baum fahren oder eine Schlägerei beginnen, die mit Blessuren endet.

Keine Lohnfortzahlung erhielt eine Angestellte, nachdem sich ihr frisch gestochenes Tattoo entzündet hatte. Diese Fehlzeit war für das Landesarbeitsgericht Schleswig-Holstein selbstverschuldet (LAG Schleswig-Holstein, 22.05.2025 - 5 Sa 284 a/24).

Die Lohnfortzahlung verweigern können Arbeitgeber*innen zudem, wenn sich Mitarbeiter*innen nach einer Kündigung bis zum letzten Arbeitstag krankschreiben lassen. In solchen Fällen ist die Krankschreibung in ihrem „Beweiswert erschüttert“. Ohne Schweigepflichtentbindung des Arztes oder Ärztin können die Gekündigten ihre Lohnfortzahlung dann meist nicht durchsetzen.

Die Umlage U1

Kleinere Betriebe nehmen am Umlageverfahren U1 teil. Sie führen jeden Monat einen bestimmten Prozentsatz der Bruttolöhne an die Krankenkassen ab. Im Gegenzug erstatten ihnen die Kassen einen Teil der Lohnfortzahlung, wenn Beschäftigte krank werden.

„Klein“ und damit umlagepflichtig sind Betriebe, die regelmäßig maximal 30 Leute beschäftigen. Teilzeitkräfte zählen anteilig. Beim Rechnen hilft der AOK-Umlagepflichtrechner.

Kompliziert wird die Sache, weil die Kassen den Unternehmen verschiedene Erstattungstarife anbieten. Je nach Kasse und Tarif schwankt der Beitragssatz derzeit zwischen 0,9 Prozent und 4,9 Prozent, der Erstattungsanteil zwischen 40 Prozent und 80 Prozent.

Mit dem Lohngreen-Schwan lassen Sie bei der Lohnfortzahlung keine Federn

Kranke Mitarbeiter*innen machen Ihnen Kopfschmerzen? Mit Lohngreen bekommen Sie zumindest in Sachen Lohnfortzahlung den Kopf frei. Wir übernehmen den Datenaustausch mit den Krankenkassen, ermitteln Dauer und Höhe der Lohnfortzahlung und gewährleisten auch in dieser Hinsicht eine unfall- und beschwerdefreie Lohn- und Gehaltsabrechnung. Was können wir für Sie tun?

Stand September 2025

Corinna Wehr, Fachassistentin Lohn- und Gehalt, 02.09.2025, Lesezeit: 5 Minuten

Das „Werkstudentenprivileg“ spart Arbeitgeber*innen Geld: Die Beschäftigung von Werkstudent*innen ist versicherungsfrei in der gesetzlichen Krankenversicherung, Pflegeversicherung und Arbeitslosenversicherung.

• Weder Arbeitgeber*innen noch die Studierenden selbst müssen Beitragsanteile abführen.
• Das ergibt mehr Nettolohn für die studentischen Mitarbeiter*innen.
• Die Unternehmen sparen einen großen Teil der Arbeitgeberbeiträge.

Allerdings gelten dafür Voraussetzungen:

• Nicht alle Studierenden können als Werkstudent*in eingestellt werden.
• Einschränkungen schränken außerdem die Anzahl und Lage der Arbeitsstunden ein. Das wird ab einer Grenze von 20 Wochenstunden relevant.

Es lohnt sich, die Regelungen ernst zu nehmen. Betriebsprüfer*innen der Deutschen Rentenversicherungen schauen bei Werkstudierenden gern genauer hin. Wurden die Voraussetzungen nicht eingehalten, drohen Beitragsnachzahlungen und Säumniszuschläge. Rechtsgrundlage sind die Sozialgesetzbücher (§ 6 Abs. 1 Nr. 3 SGB Vund § 27 Abs. 4 SGB III).

Tätigkeit und Lohnhöhe sind nicht begrenzt

Es gibt zwei häufige Missverständnisse bei Werkstudierenden. Nicht alles ist eingeschränkt.

• Keine Einschränkung bei der Tätigkeit: Häufig wird der Status von Werkstudent*innen mit einem Praktikum verwechselt. Diese Form der Beschäftigung ist jedoch kein Teil der akademischen Ausbildung. Deshalb ist es völlig gleichgültig, worin die Tätigkeit besteht und ob sie etwas mit dem Studienfach zu tun hat. Die Informatikstudentin kann genauso gut im Supermarkt wie im Software-Unternehmen als Werkstudentin arbeiten. 
• Keine Begrenzung der Lohnhöhe: Wie viel Lohn oder Gehalt Werkstudierende erhalten, hat keine Auswirkungen auf ihren Status. Sie können auch sehr gut bezahlt werden. Das ist anders als bei einem Minijob. 

Wer kann als Werkstudent*in eingestellt werden?

• Voraussetzung ist die Immatrikulation an einer Universität beziehungsweise Hochschule oder die laufende Ausbildung an einer staatlich anerkannten Fachschule.
• Es darf sich um kein duales Studium handeln.
• Im Fall eines Teilzeit-Studiums muss die dafür verwendete Zeit mehr als die Hälfte von dem ausmachen, was für ein Vollzeitstudium erforderlich ist.
• Wer Vorkurse, Vorpraktika oder studienvorbereitende Sprachkurse absolviert, kann in dieser Zeit noch kein*e Werkstudent*in sein.
• Der Status ist ebenso ausgeschlossen, wen der oder die Betreffende nach dem Studienabschluss ein Promotionsstudium durchläuft oder das Studium für ein Urlaubssemester unterbrochen hat. 
• Sobald der Studienabschluss erreicht ist, etwa der Master-Titel, geht das Werkstudentenprivileg verloren. Das gilt unabhängig vom Zeitpunkt der Exmatrikulation. 
• Vorsicht: Wer den Bachelorgrad erwirbt, hört damit grundsätzlich auf, Werkstudent*in zu sein. Dieser Status ist erst wieder möglich, wenn das Masterstudium aufgenommen wird. Das gilt selbst bei einer kurzen Unterbrechung zwischen beiden Studienphasen.
• Nach mehr als 25 Fachsemestern geht der Status in der Regel ebenfalls verloren.

Nur begrenzte Arbeitszeiten sind zulässig

Eine wichtige Einschränkung besteht bei der Arbeitszeit. Die Versicherungsfreiheit in der Rentenversicherung setzt voraus, dass das Studium im Vordergrund steht – nicht der Job. Deshalb ist entweder die Anzahl der Wochenstunden oder die Zahl der Beschäftigungsmonate begrenzt. Auch die Lage der Arbeitsstunden kann eine Rolle spielen.

• Kein Problem ergibt sich, wenn die Arbeitszeit durchgehend auf maximal 20 Wochenstunden beschränkt ist, sowohl in den Semesterferien als auch in der vorlesungsfreien Zeit. Damit gehen Arbeitgeber*innen bei Werkstudent*innen auf Nummer Sicher.
• Arbeitszeiten von mehr als 20 Wochenstunden sind zulässig. Allerdings gelten damit zusätzliche Anforderungen. Vor allem muss die Beschäftigung auf 26 Wochen innerhalb eines Zeitraums von 12 Monaten befristet sein. 
• Außerdem dürfen Arbeitsstunden, die über der 20-Wochenstunden-Grenze liegen, während des Semesters nur aufs Wochenende sowie in die Abend- und Nachtstunden fallen. In der vorlesungsfreien Zeit ist die Lage der Arbeitszeiten gleichgültig. 

Die genannten Grenzen gelten auch, wenn Werkstudent*innen bei mehreren Arbeitgeber*innen arbeiten. Sie müssen in Summe eingehalten werden.

Stolperfallen vermeiden

• Arbeitgeber*innen tun gut daran, wenn die angehende Werkstudentin oder der Werkstudent ihnen bestätigt, keine weiteren solchen Jobs auszuüben beziehungsweise sie darüber zu informieren. Ein nicht bekannter, zweiter Werkstudentenjob kann für das Unternehmen teuer werden.
• Umfasst die Arbeitszeit durchgehend oder gelegentlich mehr als zwanzig Stunden pro Woche? Dann sollte die Beschäftigung von vornherein auf die maximal zulässigen 26 Wochen befristet werden. Das gilt auch dann, wenn solche Wochen nur in die Semesterferien fallen. 
• Während des Semesters sollten die Arbeitspläne von Werkstudent*innen mit Sorgfalt erstellt werden. Die „überzähligen“ Wochenstunden dürfen nicht während der regulären Bürozeiten geleistet werden, nur in Abend-, Nacht- und Wochenendschichten.
• Eine weitere Stolperfalle: die Unterbrechung der Vorlesungen zwischen den Jahren zählt nicht als vorlesungsfreie Zeit. Damit sind tatsächlich nur die Semesterferien gemeint.

Welche Abzüge werden bei Werkstudent*innen fällig?

An Sozialversicherungsbeiträgen sind für Werkstudierende nur die Beiträge zur Rentenversicherung abzuführen. Das sind im Jahr 2025 jeweils 9,3 Prozent für die Beschäftigten und die Arbeitgeber*innen.

In der gesetzlichen Krankenversicherung, Pflegeversicherung und Arbeitslosenversicherung sind Werkstudent*innen versicherungsfrei. Sie bleiben in der studentischen Krankenversicherung versichert und zahlen dort Beiträge. 

Allerdings muss der oder die Arbeitgeber*in sie wie alle Beschäftigten bei der gesetzlichen Unfallversicherung berücksichtigen. Dasselbe gilt bei den Umlagen U1, U2 und U3, soweit diese anfallen.

Bei der Lohnsteuer gibt es keine Besonderheiten. Dort werden die Studierenden wie andere Beschäftigte behandelt. Wenn sie keine weiteren Einkünfte haben, kann es sein, dass ihr Entgelt unter dem steuerfreien Existenzminimum bleibt und gar kein Lohnsteuerabzug notwendig wird, je nach Steuerklasse und anderen möglichen Freibeträgen.

Praxistipp: Minijob oder kurzfristige Beschäftigung?

• Für kürzere Einsätze kann eine kurzfristige Beschäftigung die bessere Alternative zur Einstellung als Werkstudent*in sein. Wer studiert, arbeitet nicht berufsmäßig und ist damit in der Regel komplett sozialversicherungsfrei, solange die Beschränkung auf 70 Tage oder drei Monate eingehalten wird.
• Auch ein Minijob kann eine Alternative zum Werkstudierenden-Status darstellen. In diesem Fall müssen Arbeitgeber*innen zwar einen höheren Beitrag zur Sozialversicherung leisten. Dafür gibt es keine Einschränkung in Bezug auf die Lage der Arbeitsstunden oder die Dauer der Tätigkeit. Statt einer maximalen Wochenstundenzahl ist nur die Zahl der monatlichen Arbeitsstunden begrenzt, durch die Minijob-Grenze und den Mindestlohn.

Überlassen Sie die Lohnabrechnung uns!

Ob Sie Studierende als Werkstudent*in, mit kurzfristiger Beschäftigung oder auf Minijob-Basis einstellen: Die Lohn- und Gehaltsabrechnung samt aller anfallenden Mitteilungen und Bescheinigungen können Sie uns überlassen. Damit ist die korrekte Umsetzung gewährleistet.
Wir kennen die Vorgaben der verschiedenen Beschäftigungsformen und können Sie auch zu den Arbeitszeiten, Abzügen und Vergütungsgrenzen Ihrer studentischen Beschäftigten beraten. Haben Sie Fragen? Wir vom Team von Lohngreen freuen uns auf Ihre Rückmeldung!

Stand September 2025

Liv Jacobsen, Steuerberaterin und CEO,12.08.2025, Lesezeit: 5 Minuten

Wie grenzt man die Arbeitszeit von der privaten Zeit der Mitarbeiter*innen ab? Das ist nicht immer eindeutig. Da es bei Arbeitszeitfragen stets auch um Lohn oder Gehalt geht, ist Klarheit wichtig.

Arbeitszeit - was gehört dazu?

Leider sind einfache Antworten nicht immer möglich. In bestimmten Fällen ist die Rechtslage kompliziert, die konkreten Umstände entscheiden. Die folgende Liste gibt die arbeitsrechtliche Sicht im Überblick wieder. In der Praxis sieht es oft anders aus. So ist in manchen Fällen eine Rufbereitschaft ohne Vergütung möglich. Ob das durchsetzbar ist, hängt unter anderem vom Arbeitsmarkt ab.

Überblick: Arbeitszeit oder nicht?

• Der Weg zum Arbeitsplatz und zurück zur Wohnung
  Auf der Fahrt zur Arbeit am gewohnten Arbeitsplatz sind Beschäftigte grundsätzlich unfallversichert. Zur Arbeitszeit zählt sie trotzdem nicht, genauso wenig wie der Heimweg nach Feierabend. Deshalb besteht auch keine Vergütungspflicht.
• Geschäftsreisen, Auswärtstätigkeiten und die Anfahrt zu Kundenterminen
  In diesem Punkt setzt die Rechtsprechung seit einiger Zeit neue Schwerpunkte. Früher hing es von der „Belastung“ während der An- und Rückreise ab, ob die Fahrzeit bei Geschäftsreisen bezahlt werden musste. Um Arbeitszeit handelte es sich nur, wenn der Arbeitgeber oder die Arbeitgeberin dabei bestimmte Aufgaben verlangte, wie Textüberarbeitungen während der Zugfahrt. Der Monteur oder die Vertriebsmitarbeiterin mussten sich für die Anfahrt zum ersten Kundentermin oft mit einer kleinen Pauschale begnügen. 
  Inzwischen hat unter anderem das Bundesarbeitsgericht entschieden, dass solche Wegezeiten zur vergütungspflichtigen Arbeitszeit gehören. Das gilt selbst für die Zeit im Flieger bei Geschäftsreisen ins Ausland.
  Grundsätzlich können Wegezeiten geringer entlohnt werden als Vollarbeitszeit. Dabei sollten Arbeitgeber*innen aber den Arbeitsvertrag und mögliche Tarifverträge im Auge haben.
• Arbeitspausen
  Ruhepausen während der Arbeit sind gesetzlich vorgeschrieben. Mindestens 30 Minuten fordert das Arbeitszeitgesetz ab einer Arbeitsdauer von sechs Stunden. Die Pausen sind keine Arbeitszeit und nicht vergütungspflichtig. Manche Tarifverträge sehen jedoch bezahlte Pausen vor.
  Um Pausenzeit handelt es sich nur, wenn dabei keine Aufgaben wie etwa Telefonbereitschaft anfallen. Kurzpausen zählen grundsätzlich nicht zur vorgeschriebenen Pausenzeit, weil das Gesetz Ruhepausen von mindestens 15 Minuten Dauer verlangt. Eine Ausnahme gilt nur für Schichtarbeit und in Verkehrsbetrieben. Allerdings können Arbeitgeber*innen das „Ausstempeln“ für Privatgespräche oder Zigarettenpausen vorschreiben – wenn sie es überhaupt gestatten. Beim Gang zur Toilette ist das anders.
• Umziehen und Duschen
  Die Zeit fürs Umkleiden vor und nach der Schicht gehört meist nicht zur Arbeitszeit. Auch anschließendes Duschen oder Waschen müssen Arbeitgeber*innen normalerweise nicht bezahlen. Doch es gibt Ausnahmen. Wenn Beschäftigte im Reinraum ihre Straßenkleidung ablegen, fürs Labor Schutzkleidung tragen oder zur Arbeit besondere Ausrüstung anlegen müssen, ist das „fremdnützig“ und wird zur Arbeitszeit gezählt. Das Gleiche gilt für die Körperreinigung nach der Schicht im Fall einer besonders schmutzigen oder heißen Arbeitsumgebung. Das Anziehen der privaten Kleidung kann als Arbeitszeit gelten, wenn die Berufskleidung den Beruf verrät oder auffällige Firmenkleidung in der Freizeit nicht zumutbar ist.
• Homeoffice
  Die Arbeit im Homeoffice zählt ganz normal zur Arbeitszeit. Umso wichtiger ist es, dass der Arbeitsbeginn und das Ende präzise erfasst werden. Das Gleiche gilt bei der Arbeit an anderen Orten, etwa während einer Reise oder von einem Café aus.
• Bereitschaftsdienst und Rufbereitschaft
  Bereitschaftsdienste gehören zur Arbeitszeit. Schließlich haben die Beschäftigten sich dabei jederzeit für einen Einsatz bereitzuhalten. Das gilt selbst dann, wenn die Wartezeit zum Schlafen oder Fernsehen genutzt werden darf. 
  Bei Rufbereitschaft, zum Beispiel während eines Wochenendes, ist es anders. Hier entscheidet das Ausmaß der Einschränkung darüber, ob Arbeitszeit vorliegt. Kann man die Wohnung kaum verlassen, weil man bei Bedarf in kurzer Zeit vor Ort sein muss, ist eine Rufbereitschaft Arbeitszeit. Das Gleiche gilt, sobald ein Einsatz notwendig wird. Ob Bereitschaftszeiten geringer bezahlt werden als reguläre Arbeitszeiten, hängt von den Vereinbarungen ab.
• Fortbildungen
  Wenn das Unternehmen eine Fortbildung ansetzt, gehört die Teilnahme zur Arbeitszeit und ist vergütungspflichtig. Dagegen kann eine Weiterbildung, für die Sonderurlaub gewährt oder eine Freistellung vereinbart wurde, aus der Arbeitszeit herausfallen.
• Betriebliche Feiern
  Liegt das Sommerfest in den regulären Arbeitsstunden? Dann haben die Mitarbeiter*innen für diese Zeit Lohnanspruch. Das ist anders, wenn die Feier außerhalb der normalen Arbeitszeit angesetzt wird, zum Beispiel am Wochenende. Da die Teilnahme stets freiwillig ist und nicht erzwungen werden darf, handelt es sich in diesem Fall um Freizeit.

Drei Anmerkungen zu Arbeitszeit und Arbeitsrecht

• Arbeitszeiterfassung ist Vorschrift
  Alle Arbeitgeber*innen sind zur Erfassung sämtlicher Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter*innen verpflichtet. Das steht zwar so nicht im deutschen Arbeitszeitgesetz. Aber es wurde vom Europäischen Gerichtshof und vom Bundesarbeitsgericht unmissverständlich klargestellt. Arbeitszeiterfassung ist für Arbeitgeber kein Nachteil. Sie schützt zum Beispiel vor nachgeschobenen Lohnforderungen nach einer Kündigung.
• Arbeitszeit bedeutet nicht automatisch Vergütung
  Nicht für jede Zeitspanne, die zur Arbeitszeit zählt, müssen Arbeitgeber*innen zusätzlich bezahlen. So kann eine bestimmte Zahl an Überstunden durch das reguläre Gehalt mit abgegolten sein. Auch für eine lockere Rufbereitschaft ohne Einsatz besteht nicht unbedingt Anspruch auf Bezahlung. Im Zweifel entscheidet der Arbeitsvertrag.
• Arbeitszeitbetrug kann zur Kündigung führen
  Wenn Arbeitnehmer*innen bei der Arbeitszeit schummeln, ist das ein Verstoß gegen die „arbeitsvertraglichen Hauptpflichten“. In der Regel können Arbeitgeber*innen auf diesen Vertrauensbruch mit einer Kündigung reagieren. In schweren Fällen dürfen sie sogar außerordentlich und fristlos kündigen. Ob die Trennung im Einzelfall sinnvoll und durchsetzbar ist, hängt wie so oft vom konkreten Einzelfall ab.

Arbeitszeiten präzise abrechnen – das übernimmt Lohngreen für Sie!

Lohngreen kümmert sich um Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung. Wir wollen, dass Sie es dabei so einfach wie möglich haben. Deshalb übernehmen wir die Arbeitszeitdaten direkt aus Ihrer Zeiterfassung.

• Dabei kontrollieren wir die Daten auf Plausibilität. 
• Soweit erforderlich, melden wir Abwesenheiten für Sie an die Sozialversicherungsträger,
• Gleich zu Beginn klären wir mit Ihnen gemeinsam, wie welche Zeiten in die Lohnabrechnung einfließen. So haben Sie Klarheit.

Der Schwan beflügelt Ihre Lohnbuchhaltung:

Lohngreen sorgt jeden Monat für transparente, korrekte und verlässliche Abrechnungen. Und natürlich beantworten wir gerne Ihre Fragen – zum Beispiel jetzt gleich!

Kontaktieren Sie uns einfach online, am besten gleich jetzt!

Stand August 2025

Anna-Katrin Dohrmund, Fachassistentin Lohn- und Gehalt, 04.08.2025, Lesezeit: 6 Minuten

Ihr Start-up soll für gute Mitarbeiter*innen attraktiv sein. Ein privat nutzbarer Geschäftswagen ist da ausgesprochen attraktiv. Schließlich gelangen nur wenige Auserwählte per Schwan zu ihrer Tätigkeitsstätte.

Geschäftswagen: Motor für die Mitarbeiterbindung

Stellen Arbeitgeber*innen einen fahrbaren Untersatz bereit, muss nicht nur die Farbe des Lacks ausgesucht werden. Rund um den Firmenwagen stehen viele weitere Entscheidungen an. 

Erlaubte Privatfahrten oder keine private Nutzung?

Ohne Erlaubnis dürfen Arbeitnehmer*innen Firmenfahrzeuge nicht für private Fahrten nutzen. Wenn der Arbeitgeber oder die Arbeitgeberin Privatfahrten gestattet, sind eindeutige vertragliche Regelungen wichtig. 

• So sollte zunächst klar sein, ob Mitarbeiter*innen einen Anspruch auf ein privat nutzbares Fahrzeug haben. Umgekehrt können Arbeitgeber*innen sich dann ein Widerrufsrecht sichern, etwa im Fall einer Versetzung, Langzeiterkrankung, Kündigung oder Freistellung.
• Was für ein Auto muss das Unternehmen stellen? Grundsätzlich kann eine bestimmte Fahrzeugklasse oder ein konkretes Modell vereinbart werden. Auch Absprachen zur Ausstattung sind sinnvoll.
• Die Vereinbarung sollte zudem Praxisfragen klären. Dürfen auch Ehepartner*innen oder sogar Bekannte ans Steuer? Wer zahlt die Tankrechnung für private Touren? Was ist mit Schäden, die sich beim Wochenendausflug ereignen? Was, wenn die Kinder den Lack zerkratzen? Darf das Auto für den Auslandsurlaub genutzt werden? Haften die Arbeitnehmer*innen nur bei grob fahrlässigem Fahrverhalten oder immer, wenn sie privat einen Unfall verschulden? Müssen sie bestimmte Wartungspflichten übernehmen, etwa auf Wartungsintervalle und den Ölstand achten?
• Schließlich muss klar sein, welche Rolle die Firmenwagenüberlassung im Gehaltsgefüge hat und ob die Beschäftigten selbst einen Kostenanteil tragen.
• All das kann direkt im Arbeitsvertrag stehen oder in einer Zusatzvereinbarung. Vorsicht: Für vorformulierte Klauseln in der Dienstwagenvereinbarung gilt AGB-Recht. Zu eng gefasste, überraschende oder mehrdeutige Festlegungen sind unwirksam. 

Bei geleasten Fahrzeugen ist eine Vollkaskoversicherung üblich. Die Leasingvereinbarung kann bestimmte Nutzungseinschränkungen enthalten. Dann sollten die Mitarbeiter*innen darauf ebenfalls vertraglich verpflichtet werden.  

Gehaltsumwandlung oder Zusatzleistung?

Je nach Arbeitsvertrag kann diese Arbeitgeberleistung auf zwei unterschiedliche Arten angeboten werden.

• Durch Gehaltsumwandlung: Im Gegenzug zur Überlassung wird der Lohn um einen den Kosten entsprechenden Betrag verringert. Der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin erhält also einen Teil des Entgelts in Form der Möglichkeit, den Firmenwagen privat zu fahren.
• Als Zusatzleistung: Dann erhalten die Arbeitnehmer*innen das Fahrzeug, ohne dass sich der Brutto-Barlohn ändert.

Beides erfordert eine entsprechende Vereinbarung. In beiden Fällen müssen die Mitarbeiter*innen den geldwerten Vorteil der Privatfahrten versteuern. 
Aus Unternehmenssicht lohnt sich die Gehaltsumwandlung. Dabei werden die Fahrzeugkosten aus dem Gehaltsanspruch des Arbeitnehmers oder der Arbeitnehmerin finanziert. Die Umwandlung kann auch aus deren Perspektive interessant sein. Häufig fällt die Besteuerung des geldwerten Vorteils günstiger aus als die reguläre Lohnsteuer auf den umgewandelten Geldbetrag. Außerdem ermöglichen Flotten-Leasingverträge günstige Konditionen für Wartung und Reparaturen. Bei einem eigenen Fahrzeug müssten die Beschäftigten wohl mehr bezahlen.

Ein-Prozent-Methode oder Fahrtenbuch?

Das Finanzamt sieht die Möglichkeit, den Firmenwagen privat zu nutzen, als geldwerten Vorteil. Dieser ist ein Lohn- beziehungsweise Gehaltsbestandteil und muss versteuert werden. Das Steuerrecht hält dafür zwei Alternativen bereit (§ 6 Abs. 4 Einkommensteuergesetz, leider sehr kompliziert formuliert):

• Die Ein-Prozent-Methode funktioniert pauschal. Für den geldwerten Vorteil wird pro Monat ein Prozent vom Brutto-Listenpreis des Fahrzeugs zum Lohn und Gehalt hinzugerechnet und mitversteuert. Um die Fahrt zum Arbeitsplatz zu berücksichtigen, kommen 0,03 Prozent pro Kilometer zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte hinzu.
  Die Methode ist auch dann anwendbar, wenn das Fahrzeug geleast oder gebraucht gekauft wurde. Sie ist einfach in der Lohnabrechnung, führt jedoch in bestimmten Fällen zu höheren Steuern.
• Bei der Fahrtenbuch-Methode wird jede Fahrt zeitnah festgehalten. Dafür muss kein Papier-Fahrtenbuch vollgeschrieben werden. Bequemer sind GPS-basierte und mit dem Bordcomputer gekoppelte digitale Fahrtenbücher. Aus den Einträgen wird der Anteil der privat zurückgelegten Kilometer an der gesamten Fahrleistung ermittelt. Parallel dazu werden alle angefallenen Fahrzeugkosten erfasst, etwa Anschaffungskosten, Treibstoff, Versicherungen und Reparaturen. Als geldwerter Vorteil zusätzlich versteuert wird der Anteil an den Fahrzeugkosten, der dem Anteil der Privatkilometer an der gesamten Laufleistung entspricht. 
  Diese Methode macht mehr Mühe. Sie kann jedoch Steuern sparen. Das gilt vor allem bei teuren Firmenwagen, einem weiten Anfahrtsweg zur Arbeit, bei Verbrennern und/oder bei wenigen Privatfahrten.

Das Wahlrecht liegt grundsätzlich beim Arbeitgeber, auch wenn eine Absprache mit den Beschäftigten sinnvoll ist. Die Entscheidung muss für jedes Kalenderjahr einheitlich getroffen werden. Allerdings darf man sich zum Jahresende umentscheiden und einen rückwirkenden Wechsel vornehmen. 
Bei beiden Methoden gelten für E-Autos Vergünstigungen.

E-Auto oder Verbrenner?

An dieser Frage scheiden sich die Geister. Aus steuerlicher Sicht und bei Firmenwagen gibt es eine klare Antwort: Hier sind E-Fahrzeuge eindeutig im Vorteil.

• Für zwischen 2019 und 2030 angeschaffte E-Firmenwagen wird bei der Ein-Prozent-Methode nur ein Viertel des Listenpreises berücksichtigt. Für solche Fahrzeuge gilt quasi eine Einviertel-Prozent-Methode. Der Listenpreis darf in Zukunft bis zu 100.000 Euro betragen.
• Bei teureren oder früher beschafften E-Geschäftsfahrzeugen wird vom Listenpreis nur ein halbes Prozent berechnet.Alternativ ist bei E-Fahrzeugen auch die Fahrtenbuchmethode möglich. Dann wird nur ein Viertel beziehungsweise die Hälfte des Anschaffungspreises herangezogen.
• Unterm Strich beträgt die Steuer auf den geldwerten Vorteil bei einem E-Auto nur ein Viertel dessen, was für einen Verbrenner anfällt.  Für Unternehmen, die das Auto selbst kaufen, kommt bald eine weitere Vergünstigung dazu: Sie können dann bis zu 75 Prozent des Anschaffungspreises direkt im ersten Jahr abschreiben.

Leasing oder Kauf?

Das Unternehmen kann Firmenwagen kaufen oder leasen. Neben finanziellen Gesichtspunkten sind für diese Entscheidung auch der eigene Aufwand und die vertragliche Bindung relevant.

Gerade für ein Start-up ist Leasing meist sinnvoller. Es schont die Liquidität. Bei bilanzierenden Unternehmen bewirkt es keine Senkung der ausgewiesenen Eigenkapitalquote, anders als Kredite für den Firmenwagenkauf. 

Ein Leasing-Nachteil ist die Vertragsbindung. Wenn Personal abgebaut und der Firmenwagen nicht mehr benötigt wird, kommt das Unternehmen kaum schadlos aus dem Vertrag.
Beim Leasing gibt es Full-Service-Varianten, die Versicherungen, Wartung und Reparaturen umfassen. Die Sonderzahlung zu Beginn und die laufenden Raten sind Betriebsausgaben. Typische Vertragslaufzeiten umfassen drei bis fünf Jahre. Meist wird ein Restwert zum Laufzeitende oder eine Gesamtkilometerleistung vereinbart. Bei Abweichungen drohen Nachzahlungen. Zum Vertragsende können das Unternehmen oder die Mitarbeiter*innen den Wagen oft zum Restwert übernehmen.

Keine Privatfahrten erlaubt? Klare Regelung!

Sie wollen als Arbeitgeber*in keine Privatfahrten mit dem Firmenwagen? Das sollten Sie aus Steuergründen, aus Sicht des Arbeitsrechts und wegen möglicher Haftung eindeutig klarstellen.  Dafür bieten sich eine Zusatzvereinbarung, eine Betriebsvereinbarung oder eine Klausel im Arbeitsvertrag an.
Firmenwagen und Steuern: Es gibt viele weitere Details – und Gestaltungsspielraum

Diese Erläuterungen sind nur ein erster Überblick. Das Thema hat viele weitere Aspekte. Besonderheiten gibt es zum Beispiel, wenn der Firmenwagen für Familienheimfahrten bei doppelter Haushaltsführung genutzt wird.

Eine interessante Gestaltungsmöglichkeit ist eine Kostenbeteiligung der Mitarbeiter*innen am Geschäftswagen. Sie kann pauschal oder kilometerabhängig ausfallen oder sich auf bestimmte Aspekte wie Sonderausstattungen oder die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte beziehen. Die Beteiligung wird mit dem geldwerten Vorteil verrechnet und verringert so die Steuerlast.

Fragen? Dafür sind wir da!

Für Ihre Lohnsteuerfragen rund um den Firmenwagen sind wir von Lohngreen die richtigen Ansprechpartner*innen. Wir kennen die optimalen Gestaltungen und sorgen für eine korrekte, sachkundige Lohnabrechnung des geldwerten Vorteils.

Kontaktieren Sie uns einfach online, am besten gleich jetzt!

Corinna Wehr, Fachassistentin Lohn- und Gehalt, 28.07.2025, Lesezeit: 7 Minuten

Ein gutes Mitglied für Ihr Team gefunden, aber in einem anderen Land: eine Programmiererin, die in Rotterdam lebt oder jemand fürs Business-Development, der nach Sydney gezogen ist? Oder will der Social-Media-Manager für vier Monate nach London?

Internationale Mitarbeiter*innen fürs deutsche Start-up

Die praktische Seite lässt sich regeln. Teams, die auf Distanz zusammenarbeiten, sind nichts Besonderes mehr. Bei Recht und Steuern sieht es leider anders aus, wenn Mitarbeiter vom Ausland aus remote arbeiten. Dann kann es schnell kompliziert werden.
 

Der Einzelfall zählt

In jedem Fall müssen einige Fragen konkret beantwortet werden:

• Handelt es sich um eine Entsendung aus Deutschland (mehr dazu weiter unten) oder wurde die Person vor Ort eingestellt?
• Gilt deutsches Arbeitsrecht oder das des Landes, in dem der oder die Beschäftigte lebt?
• Wo müssen Sozialversicherungsbeiträge bezahlt werden?
• Was gilt für die Lohnsteuer?
• Entsteht in dem Land der Remote-Arbeitskraft womöglich eine steuerrechtliche Betriebsstätte des deutschen Arbeitgebers? Das kann auch ungeplant passieren.

Arbeitsrecht

 Welches Arbeitsrecht gilt, wenn Arbeitnehmer und Arbeitgeber von einer Grenze getrennt sind? Im Prinzip greift das Arbeitsrecht des Landes, in dem der Arbeitnehmer lebt und arbeitet. Allerdings können beide Seiten im Arbeitsvertrag auch die Geltung von deutschem Arbeitsrecht vereinbaren. Ob das vor den Gerichten beider Länder Bestand hat, ist eine zweite Frage.

Ausländisches Arbeitsrecht bedeutet: Die aus Deutschland gewohnten Grundsätze etwa zum Kündigungsschutz sind nicht anwendbar, Selbst innerhalb der EU sind nur wenige Teilgebiete des Arbeitsrechts vereinheitlicht. Bei Konflikten droht dem Arbeitgeber ein Rechtsstreit im Ausland.

Lohnsteuer

Grundsätzlich gilt auch für Remote Work: Wenn Beschäftigte ausschließlich im Ausland arbeiten, fällt dort die Lohnsteuer an. Entscheidend ist der Wohnsitz oder gewöhnliche Aufenthaltsort. Es gibt jedoch Ausnahmen und Sonderfälle.

• Zunächst einmal ist das jeweilige Doppelbesteuerungsabkommen (DBA) entscheidend, Solche Abkommen hat Deutschland mit sehr vielen Staaten abgeschlossen. Sie legen fest, wann welcher Staat das Besteuerungsrecht hat. Die Regelungen unterscheiden sich zum Teil erheblich.
• Ein wichtiger Aspekt ist die 183-Tage-Regelung. Dieser Grundsatz besagt: Wenn der Remote Worker sich an weniger als 183 Tagen zur Arbeit im Ausland aufhält und das Gehalt aus Deutschland erhält, dann ist er in Deutschland einkommensteuer- bzw. lohnsteuerpflichtig. Die Details unterscheiden sich dann schon wieder, je nach DBA. Die 183 Tage können pro Kalenderjahr oder für einen 12-Monats-Zeitraum gelten. Freie Tage und Wochenenden können mitzählen oder nicht. 
• Für Grenzgänger gibt es fast immer eigene Regeln. Auch die sind von Nachbarland zu Nachbarland unterschiedlich. In manchen Fällen wird das Gehalt eines Mitarbeiters, der im Ausland, aber nahe der deutschen Grenze wohnt und in Deutschland arbeitet, auch hier versteuert. Arbeitet er regelmäßig im Homeoffice, wird die Lohnbesteuerung oft zwischen beiden Ländern aufgeteilt. Die Details variieren. In anderen Fällen liegt das Besteuerungsrecht ohnehin beim Wohnsitzstaat, unabhängig davon, ob im Homeoffice oder am deutschen Arbeitsplatz gearbeitet wird.

Sozialversicherungspflicht

Komplex geht es weiter. Auch die Frage, wo Sozialversicherungsbeiträge für Remote Worker im Ausland fällig werden, hängt von der genauen Konstellation ab. Grundsätzlich wird der oder die Betreffende in dem Land sozialversichert, in dem er oder sie lebt. Allerdings gibt es Ausnahmen, vor allem bei einer Entsendung. 

Entsendung aus Deutschland?

Entsendung nennt man eine vom Arbeitgeber angeordnete (beziehungsweise mit ihm vereinbarte) zeitlich begrenzte Tätigkeit im Ausland. Wenn ein Mitarbeiter für einige Zeit von Deutschland an einen Ort im Ausland geht und von dort aus über das Internet beim gleichen Arbeitgeber tätig bleibt, lässt sich das als Entsendung darstellen. Damit kann weiter die deutsche Sozialversicherung greifen.

• Innerhalb der EU sowie für die Schweiz, Norwegen, Island, Liechtenstein und Großbritannien gelten einheitliche Regelungen für Entsendungen aus Deutschland.  Arbeitnehmer können bis zu 24 Monate über die deutsche Sozialversicherung versichert bleiben. Als Bestätigung benötigt der oder die Beschäftigte eine A1-Bescheinigung. Sie wird digital beantragt und übermittelt, entweder über die Lohnabrechnungssoftware oder über das SV-Meldeportal. Sie sind Mandant von Lohngreen? Dann helfen wir Ihnen weiter.
• Mit derzeit 21 weiteren Staaten hat Deutschland Sozialversicherungsabkommen geschlossen. Die schließen im Fall einer Entsendung eine doppelte Sozialversicherungspflicht aus. Das gilt jedoch nicht immer für alle Sozialversicherungszweige. Auch die maximale Dauer und die Voraussetzungen einer Entsendung hängen vom individuellen Abkommen ab.
• Schließlich gibt es noch das „vertragslose Ausland“ – alle weiteren Staaten. Auch dort gilt in vielen Fällen bei Entsendung der deutsche Sozialversicherungsschutz weiter. Das nennt man „Ausstrahlung“. Dann sind Beiträge an die Sozialversicherungsträger in Deutschland abzuführen. Im Gegenzug ist der Arbeitnehmer kranken- und unfallversichert. Allerdings kann parallel eine Sozialversicherungspflicht in dem Land bestehen, von dem aus die Person arbeitet.

Sozialversichert im Ausland, aber regelmäßig in Deutschland?

Angenommen, Sie haben eine Ortskraft im Ausland eingestellt, die dort auch sozialversichert ist. Wenn solche Mitarbeiter*innen regelmäßig nach Deutschland kommen, zum Beispiel für Team-Treffen oder um Projekte abzustimmen, muss die Sozialversicherung während dieses Aufenthalts geklärt sein. Remote Worker, die in einem anderen EU- oder EWR-Land ansässig und sozialversicherungspflichtig sind, können dort eine A1-Bescheinigung beantragen. So ist der niederländische Programmierer auch während der zwei Wochen im Headquarter in München abgesichert. Schwieriger wird es mit anderen Ländern. Vor allem bei Ortskräften aus Staaten aus dem vertragslosen Ausland kann es passieren, dass sie selbst für einen kurzen Aufenthalt in Deutschland zur Sozialversicherung gemeldet werden müssen. Das führt meist zu einer Beitragspflicht.
 

Grenzgänger

Für Grenzgänger nach Deutschland gilt in der Regel Sozialversicherungspflicht in Deutschland. Wenn jedoch mehr als die Hälfte der Arbeitszeit aufs Homeoffice jenseits der Grenze entfällt, sind Beiträge im Wohnortland zu zahlen. Unter fünfzig Prozent Homeoffice können auf Antrag die Beiträge in Deutschland abgeführt werden. Das gilt nicht für Grenzgänger aus Dänemark.

Homeoffice als Betriebsstätte im Ausland?

In manchen Ländern kann der Arbeitsplatz, an dem ein Remote Worker für den deutschen Arbeitgeber arbeitet, als steuerrechtliche Betriebsstätte des Arbeitgebers gelten. Dann drohen Umsatzsteuer- und Ertragssteuerpflicht samt den entsprechenden Steuererklärungen.

Das Risiko ist von Land zu Land unterschiedlich. Es ist tendenziell höher, wenn für den Remote Worker ein Büro vor Ort angemietet wird. Doch selbst das Homeoffice kann mancherorts zur Betriebsstätte werden. So könnte der Heimarbeitsplatz der Mitarbeiterin, die in Sydney Business Development betreibt, gemäß dem deutsch-australischen Doppelbesteuerungsabkommen für eine Betriebsstätte des Arbeitgebers reichen, weil dort Verträge für ihn angebahnt werden.

Es bleibt nur, das jeweilige Doppelbesteuerungsabkommen zu prüfen. Wenn eine deutsche Auslandshandelskammer für das betreffende Land existiert, ist sie ein Ansprechpartner.

Und was gilt bei “Workation“?

Und was gilt bei Workation – der zunehmend populären Mischung aus Urlaub und Arbeit vom Urlaubsort aus? Auch hier ist die Rechtslage komplex. Das Arbeitsrecht kennt nur entweder Urlaub oder Arbeit. Halbe Urlaubstage sind zumindest beim gesetzlichen Urlaubsanspruch ausgeschlossen. Korrekt umsetzbar ist deshalb wohl nur eine Entsendung (also kein Urlaub) bei gleichzeitiger Verringerung der Arbeitszeit.

Bei der Lohnsteuer ist es wohl eher einfach. Solange der Kombi-Auslandsaufenthalt aus Freizeit und Arbeit nicht mehr als ein halbes Jahr dauert, gilt weiterhin Lohnsteuerpflicht in Deutschland. Allerdings können prinzipiell eine zusätzliche Steuerpflicht – und eine Betriebsstätte – im Aufenthaltsland drohen. Außerdem gilt das dortige Arbeitsrecht, etwa die Arbeitszeitvorschriften. Das wird in den meisten Fällen einfach ignoriert.  Schließlich bekommen es die Behörden vor Ort nicht mit, wenn die Mitarbeiterin nach dem Vormittag am Strand nachmittags mit dem Notebook im Hotelzimmer arbeitet.

Komplizierter wird es bei Krankheit oder einem Unfall, wenn keine Entsendung vorliegt. Ohne A1-Bescheinigung wird die Berufsgenossenschaft keine Leistungen erbringen. Mit Glück übernimmt die deutsche Krankenkasse die Kosten der Akutversorgung. Ohne Zusatzversicherung ist nicht einmal der Rücktransport abgedeckt. Steckt dann noch jemand den Sozialversicherungsträgern, dass der Unfall sich nicht im Urlaub, sondern auf einer nicht angemeldeten Entsendung zugetragen hat, droht dem Arbeitgeber die Haftung.

It’s complicated …

Es wäre schön, wenn Lohnsteuer, Sozialversicherung und Arbeitsrecht für Remote Worker im Ausland klar geregelt wären. Stattdessen müssen alle Aspekte in jedem Einzelfall geklärt werden.

Wo wir können, werden wir von Lohngreen Sie dabei unterstützen. Die Lohnabrechnung im Ausland können wir zwar nicht übernehmen. Aber wenn für die Mitarbeiter anteilige Steuerpflichten oder Einsatzzeiten in Deutschland abzurechnen sind, erledigen wir das für Sie. Dann sind Sie zumindest hierzulande die Sorge um Sozialversicherung und Lohnsteuer los. 

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Liv Jacobsen, Steuerberaterin und CEO, 11.07.2025, Lesezeit: 3 Minuten

Deutsches Steuerrecht ist kompliziert. Dafür hält es viele Gestaltungsmöglichkeiten bereit. Das gilt auch für steuerfreie und steuerbegünstigte Extra-Leistungen für Ihre Mitarbeiter*innen: Bieten Sie Ihren Mitarbeiter*innen etwas, nicht dem Finanzamt.

Steuerfreie und steuerbegünstigte Arbeitgeberleistungen: eine Best-of-Liste

Sie wollen Ihrer Belegschaft etwas Besonderes bieten, ohne das Finanzamt zu bedenken? Dann haben wir Vorschläge für Sie. Bewährt haben sich zum Beispiel folgende Möglichkeiten:

• Steuerfreier „Sachlohn“ im Wert bis 50 Euro monatlich: das können neben Waren und Dienstleistungen zum Beispiel auch Tank-, Streaming- oder Einkaufsgutscheine sein. Nur Gutscheine, die „Zahlungsmittel“ im Sinne des Gesetzes darstellen, sind ausgeschlossen. Außerdem darf das Geld für die Leistung nicht bar ausbezahlt werden. Die Details klären wir gern mit Ihnen gemeinsam.
• Yogakurse, Rückenschule, Rauchentwöhnung etc.: Sie dürfen Ihren Beschäftigten „betriebliche Gesundheitsförderung“ im Wert von bis zu 600 Euro pro Kopf und Jahr für zertifizierte Kurse bezahlen, ohne dass Lohnsteuer anfällt.
• Firmenfahrräder und E-Bikes: die Skala reicht von völlig steuerfrei (Fahrrad bleibt Firmeneigentum, Zusätzlichkeit wie unten erklärt) über ein paar Euro pro Monat (ein Viertelprozent des Listenpreises bei Gehaltsumwandlung) bis zur pauschalen und damit meist günstigen Lohnsteuer von 25 Prozent (Fahrrad wird Eigentum der Beschäftigten). Vorteilhaft sind häufig Leasingangebote. Wir klären mit Ihnen, welche Variante für Sie am besten passt.
• Zuschuss zu Tagesmutter und Kita-Kosten: Zu Ihrem Team gehören Mütter und Väter, deren Kinder noch nicht schulpflichtig sind? Dann können Sie die Betreuungskosten zum Teil oder komplett übernehmen, und zwar steuerfrei. Die Höhe ist nicht gedeckelt. Das ist nicht nur finanziell interessant, es zeigt auch, dass Ihnen die Mitarbeiter*innen mit Kindern am Herzen liegen. Und es kann die Rückkehr an den Arbeitsplatz beschleunigen oder Vollzeit statt Teilzeit ermöglichen.
• Smartphone, Tablet, Notebook vom Arbeitgeber: Ein Klassiker, aber auch hier gibt es verschiedene Gestaltungsvarianten. Je nach Zusätzlichkeit (siehe unten) und danach, wer Eigentümer der Geräte ist, reichen die Möglichkeiten von „komplett steuerfrei“ bis zu pauschaler Lohnsteuer von 25 Prozent. Fragen Sie uns nach den Varianten.
• Steuerbegünstigter Zuschuss zu den Urlaubsreise-Kosten: Als Arbeitgeber dürfen Sie Ihre Angestellten mit einer Erholungsbeihilfe unterstützen. Der Zuschuss wird nur pauschal mit 25 Prozent versteuert. Die Sache lohnt sich vor allem für Familien, denn möglich sind Erholungsbeihilfen bis 156 Euro für die oder den Beschäftigten, 104 Euro für Ehepartner*innen und 52 Euro pro Kind.
• E-Autos als Firmenwagen: Geschäftswagen, die man auch privat fahren darf, sind keine neue Idee. Doch die Steuererleichterungen, die bei Stromern winken, sind längst nicht überall bekannt. Im Vergleich zu Verbrennern fällt auf die Privatfahrten bei E-Antrieb nur ein Viertel der Steuern an. Dazu kommen voraussichtlich bald weitere Verbesserungen: Die Regelung soll für E-Geschäftswagen bis 100.000 Euro Listenpreis gelten und 75 Prozent der Anschaffungskosten sollen im Jahr der Anschaffung abschreibbar sein. Wir beraten Sie zu den Voraussetzungen und Einzelheiten.

Das sind nur einige der Möglichkeiten steuerfreier und steuerbegünstigter Arbeitgeberleistungen. Gern suchen wir mit Ihnen gemeinsam nach der optimalen Variante für Ihren Fall. Auf unser Sachwissen können Sie sich verlassen. Wir von Lohngreen wollen, dass Sie harmonisch über die Untiefen des deutschen Steuerrechts hinweggleiten – wie ein Schwan über die Teichoberfläche, unbeeindruckt von den Schlingpflanzen in der Tiefe. 

Das Zusätzlichkeitserfordernis

Dieses schöne Wort bedeutet: Viele Lohnsteuervergünstigungen gelten nur, wenn im Gegenzug zur Leistung nicht Lohn oder Gehalt verringert werden oder eine Lohnerhöhung ausbleibt. Mit den Details müssen Sie sich zum Glück nicht befassen. Wir haben den Überblick und erläutern Ihnen gern die praktischen Auswirkungen. Spoiler: In der Regel ist die Zusätzlichkeit kein Problem. 

Der Vorteil aus Arbeitgebersicht

Lohnsteuerbegünstigte Extras des Arbeitgebers sind schön für die Mitarbeiter*innen. Ihnen wird keine oder zumindest weniger Lohnsteuer abgezogen. 
Auch Sie als Arbeitgeber haben einen Vorteil. Und das nicht nur, weil Sie Ihr Employer Branding stärken und die Mitarbeiter an sich binden. Sie sparen auch selbst.

• Lohnsteuerfreie und pauschal versteuerte Leistungen sind im Regelfall sozialversicherungsfrei. Sie zahlen darauf keine Arbeitgeberbeiträge.
• Solche Leistungen sind als Betriebsausgabe abzugsfähig. Das verringert Ihre eigene Steuerlast.

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